CM - TravelPerk

De oplossingen van CM hebben invloed op miljarden mensen over de hele wereld

Het bedrijf biedt een CPaaS (communicatieplatform als service) om bedrijven te helpen hun klanten te bedienen op mobiele apparaten via onder meer chat, sms en pushmeldingen. Met vestigingen op meerdere locaties, waaronder Parijs, Londen, Kaapstad, Hongkong en Shenzhen, reizen de leden van de CM-salesteams en productspecialisten vaak. “Samen met Nicky Bouwman en Shanti Geerards, handel ik alle internationale reizen van onze twaalf vestigen af”, vertelt Babs van der Waal, Operations & Administrations Professional. “We hebben ongeveer 200 mensen die reizen en Nicky en ik zorgen voor alle reisaanvragen die binnenkomen.”

“TravelPerk helpt onze werknemers hun eigen reis te regelen en daar krijgen zij een goed gevoel van, want ze kunnen alle mogelijkheden zien en het in het systeem invoeren. Ze weten dat iemand ernaar zal kijken en dat dit binnen 10 minuten zal gebeuren.”

Katharina Schmaehl, Office Manager

Het probleem met boekingssites die zijn gericht op consumenten

Jarenlang boekte Babs reizen voor haar collega's op consumentensites zoals Booking.com en Skyscanner. “De reiziger stuurde een verzoek via e-mail en dan moesten wij weer terugkoppelen met die persoon en controleren aan welk klantaccount de reis was gekoppeld, naar welk evenement diegene zou gaan en andere details”, aldus Van der Waal. “Het allemaal samenbrengen kostte heel veel tijd.” Al het heen-en-weer e-mailen betekende dat er uren of dagen overheen gingen voor een reisverzoek een definitief reisschema was.

Er waren ook andere problemen. “Het grootste probleem met consumentensites was vooral het betalen voor hotels”, verklaart Van der Waal, die opmerkt dat als vakantieganger het niet vooraf betalen van hotels een pluspunt kan zijn, maar dat dit voor bedrijven frustrerend is. “We moesten na het boeken het hotel bellen en vragen of we met de bedrijfskaart vooraf konden betalen, zodat collega's niet meer hoefden te betalen bij aankomst en dan vervolgens weer een vergoeding van de kosten moesten aanvragen.”

Sneller boeken, eenvoudig betalen en reizigers die de controle hebben

Het CM-reisteam ging in april 2017 gebruikmaken van TravelPerk en merkte onmiddellijk een verschil in de tijd die het kostte om reizen te boeken. Ze konden zoekopdrachten voor reizen achterwege laten, vooraf betalen met de bedrijfskaart en proactieve klantenservice krijgen om te helpen bij complexe reizen, indien nodig.

In december 2017 nodigde Van der Waal alle werknemers van CM uit om gebruik te maken van TravelPerk. “We boeken de reizen voor ze om ervoor te zorgen dat het kosteneffectief is voor CM, en nu kunnen onze reizigers de details van hun reis invoeren in TravelPerk”, aldus Van der Waal.

“Ze kunnen de datums bekijken, de vertrek- en aankomsttijden en zoeken naar hotels in de buurt van de locatie van de bijeenkomst.”

Katharina Schmaehl, Office Manager

“Ze kunnen allerlei details toevoegen, maar ook een persoonlijk bericht aan ons. Vervolgens vragen ze de reis met één klik aan en verschijnt deze in onze e-mailinbox zodat wij ernaar kunnen kijken.”

Eerder moest Van der Waal het merendeel van het zware werk doen om het juiste reisschema te vinden voor een reiziger. Zelfs als reizigers zelf al wat onderzoek hadden gedaan, was er geen manier om die voorkeuren op te slaan. “We hoeven niet al diezelfde zoekopdrachten uit te voeren die zij al hebben gedaan”, legt Van der Waal uit.

Het belangrijkste is dat reizigers het gevoel hebben dat ze meer controle hebben over hun reiservaring. “TravelPerk helpt onze werknemers hun eigen reis te regelen en daar krijgen zij een goed gevoel van, want ze kunnen alle mogelijkheden zien en het in het systeem invoeren. Ze weten dat iemand ernaar zal kijken en dat dit binnen 10 minuten zal gebeuren.”

Niet alleen ontvangt Van der Waal een e-mailmelding voor nieuwe reisaanvragen, maar ze kan als accountbeheerder ook inloggen en reizen die nog in behandeling zijn bekijken, wat haar voorziet van een eenvoudige en effectieve taakbeheertool.

“We zien onze collega's ook als klanten, dus alles wat geautomatiseerd of eenvoudiger gemaakt kan worden met technologie is iets waar mijn collega's enorm blij mee zijn. TravelPerk heeft reizen voor hen net wat leuker gemaakt.”

Katharina Schmaehl, Office Manager

Reizigers onderweg volgen en ondersteunen

Een onverwacht voordeel van het gebruik van TravelPerk is de mogelijkheid om huidige reizen snel te bekijken. De receptie van het hoofdkantoor ontvangt van TravelPerk een wekelijks rapport met daarin de reiziger, de bestemming en de beschrijving van de reis.

“Onze receptie weet precies waar collega's zijn en welke collega's op bezoek komen”, vertelt Van der Waal. “Binnenkomende bezoeken worden op schermen binnen het gebouw weergegeven. Hierdoor weten collega's bijvoorbeeld dat er iemand vanuit Hongkong komt, wat werknemers de kans biedt om met elkaar in contact te komen.”

Daarnaast weten werknemers van CM dat er 24/7 reisondersteuning is om te helpen bij onverwachte problemen. “Gelukkig is het nog niet voorgekomen dat er iemand midden in de nacht ergens vastzat, maar als dat wel gebeurt, dan weten ze dat ze kunnen bellen en er hulp beschikbaar is”, merkt Van der Waal op.

Meer tijd voor prioriteiten en ontwikkeling

De tijdbesparing waarvan CM geniet met TravelPerk is alleen maar belangrijker geworden nu het team groeit. “Vóór TravelPerk waren we bij een ingewikkeld reisschema al snel 45 minuten of een uur kwijt aan het boeken ervan; tijd die we eigenlijk moesten besteden aan andere verantwoordelijkheden. We zijn nu in staat die tijd te beperken door al onze collega's reizen te laten aanvragen via het platform.” Van der Waal kan nu meer tijd besteden aan de internationale uitbreiding van CM.

De zakenreizigers van CM houden ook van diezelfde tijdbesparende tool. “We zijn een bedrijf dat enorm gericht is op technologie, automatisering en wat we kunnen doen om zaken makkelijker te maken voor mensen en voor onze eigen klanten”, aldus Van der Waal.

“We zien onze collega's ook als klanten, dus alles wat geautomatiseerd of eenvoudiger gemaakt kan worden met technologie is iets waar mijn collega's enorm blij mee zijn. Ze vinden het enorm cool. TravelPerk heeft reizen voor hen net wat leuker gemaakt.”

CM

De oplossingen van CM hebben invloed op miljarden mensen over de hele wereld

Het probleem met boekingssites die zijn gericht op consumenten

Sneller boeken, eenvoudig betalen en reizigers die de controle hebben

Reizigers onderweg volgen en ondersteunen

Meer tijd voor prioriteiten en ontwikkeling

Praat met een reisexpert

Meer verhalen van klanten horen?

Product

Boek

Optimaliseren

Over

Diensten

Beheer