Endiprev

Nauwkeurig overzicht en minder inspanning

Endiprev is een internationale aanbieder van windturbinediensten met 8 vestigingen in Europa en de VS. Aangezien zij gespecialiseerde diensten bieden voor het onderhouden, testen en in bedrijf stellen van windturbines en windenergieapparatuur, zowel onshore als offshore over de hele wereld, maken zakenreizen deel uit van hun dagelijkse gang van zaken.

Omdat bijna alle werknemers en stafleden regelmatig reizen, was Endiprev op zoek naar een manier om deze grote groep reizigers effectiever te beheren en tijd te besparen bij het plannen en boeken van zakenreizen. Aangezien duurzaamheid een belangrijk aspect binnen het bedrijf is, waren ze ook op zoek naar een tool die nauwkeurige informatie zou leveren voor ESG- en duurzaamheidsrapporten. In TravelPerk vond Endiprev een platform waarmee ze dat allemaal kunnen doen.

Specialistische diensten leveren over de hele wereld

Endiprev is actief in meer dan 35 landen over de hele wereld en ondersteunt windenergieaanbieders met zijn expertise. Dankzij de activiteiten op het gebied van het onderhouden en in bedrijf stellen van windturbines, is reizen van essentieel belang voor het bedrijf. Een groot deel van de reizen van Endiprev hebben betrekking op de detachering van engineers en specialisten die klanten op locatie direct advies en ondersteuning bieden.

Naast de reizen met betrekking tot klanten is er ook sprake van veel interne zakenreizen, omdat kantoormedewerkers en ondersteunend personeel vaak heen en weer reizen tussen de verschillende vestigingen van Endiprev.

Dus zakenreizen maken een belangrijk deel uit van de activiteiten van het bedrijf, ongeacht de afdeling.

TravelPerk wordt gebruikt om te zorgen voor de noodzakelijke reizen naar alle Endiprev-projecten, om nauwgezette follow-ups met klanten mogelijk te maken en om deel te kunnen nemen aan evenementen in de windsector.

- André Pereira, COO, Endiprev Group

De wens voor overzicht en effectiviteit

Vóór het beheren van zakenreizen met TravelPerk maakte Endiprev gebruik van vele verschillende platformen om reizen te boeken: online zoekmachines, lokale reisbureaus en directe boekingen. Met een grote groep reizigers en verschillende boekingen raakte het team voor mobiliteit en logistiek van het bedrijf, dat dit allemaal afhandelde, het overzicht kwijt.

Het was een flinke uitdaging om alle boekingen op verschillende platformen te beheren van een groep die zo dynamisch is als de onze. Het kostte heel veel tijd, middelen en geld.

- Carla Gabriel, Logistic Manager, Endiprev

Ook was de communicatie tussen de personen verantwoordelijk voor zakenreizen en de reizigers tijdrovend, omslachtig en niet heel effectief. Daarnaast had de financiële afdeling van het bedrijf ook nog eens problemen met het factureren van de reizen. “We hadden het gevoel dat we onze interne efficiëntie moesten verbeteren en optimaliseren, niet alleen in het kader van reisbeheer, maar ook wat betreft onkostenbeheer”, aldus Carla Gabriel.

Om hun zakenreisbeheer en alle bijbehorende activiteiten te reorganiseren, besloot het bedrijf in 2020 om gebruik te gaan maken van TravelPerk voor hun toekomstige reisboekingen.

Zakenreizen en financiën makkelijk beheren

Er is veel veranderd in het reisbeheer sinds Endiprev TravelPerk is gaan gebruiken. Kantoormedewerkers kunnen nu zelf reizen boeken, eenvoudig en conform de richtlijnen die in het platform zijn geïntegreerd. De functie voor groepsboekingen helpt het team voor logistiek en mobiliteit van Endiprev om reizen snel en eenvoudig te regelen en te boeken voor meerdere mensen tegelijkertijd, wat van essentieel belang is voor de reizende teams van engineers. Nu alle aspecten van zakenreizen op één platform kunnen worden beheerd, is het voor iedereen makkelijker om overzicht te houden. Of dit nu gaat om reizigers die op zoek zijn naar hun reisgegevens of beheerders die alle reizen die op dat moment plaatsvinden willen bekijken.

Dankzij integraties met verschillende financiële softwareprogramma's en een simpel en effectief goedkeuringsproces voor elke kostenpost is het nu ook makkelijker voor het financiële team om alle reizen te factureren. Dit bespaart zowel reizigers als medewerkers van de financiële afdeling heel veel stress en tijd bij het boeken van zakenreizen.

Op de vraag wie binnen de organisatie voordeel heeft van TravelPerk, antwoordt Clara Gabriel:

Allereerst hebben de reizigers direct en sneller toegang tot al hun reizen. Daarnaast kan ons mobiliteitsteam alle groepsboekingen efficiënt beheren. En tot slot kan onze financiële afdeling een nauwkeuriger analyse maken van de daadwerkelijke kosten van onze zakenreizen.

- Carla Gabriel, Logistic Manager, Endiprev

Voor flexibeler en groener reizen

Aangezien zakenreizen inherent zijn aan de bedrijfsactiviteiten, zet Endiprev zich in voor duurzaamheid. Met TravelPerk garandeert het bedrijf niet alleen dat begrotingen niet worden overschreden bij het boeken van reizen, maar ook dat ESG- en duurzaamheidsrichtlijnen worden nageleefd.

Dankzij de gedetailleerde duurzaamheidsrapporten die door TravelPerk worden geleverd, houdt het bedrijf zicht op zijn invloed op het milieu. “De duurzaamheidsrapporten bieden een extra voordeel, vooral voor bedrijven als het onze, die actief op zoek zijn naar duurzaamheidsmogelijkheden op wereldwijde schaal.”, aldus José Pedro Sousa, EHS Manager bij Endiprev. En dankzij GreenPerk, de API van TravelPerk voor groener reizen, kan Endiprev niet alleen zien hoe groot zijn CO2-voetafdruk is, maar de koolstofemmissies bij zakenreizen ook direct compenseren. Met GreenPerk heeft het bedrijf alleen al in 2023 2.168.746 kg CO2 gecompenseerd.

De mogelijkheid hebben om de CO2-voetafdruk bij te houden per reismethode en deze automatisch te compenseren bij alle activiteiten en diensten is ontzettend handig.

- José Pedro Sousa, EHS Manager, Endiprev

Met het grote aantal reizen dat de werknemers van Endiprev maken, kan er veel mis gaan en zijn spontane veranderingen in de plannen zo nu en dan onvermijdelijk. Toen Endiprev de reizen nog boekte via verschillende aanbieders, waren annuleringen vaak ingewikkeld en duur. Met FlexiPerk hebben ze nu een oplossing gevonden waarmee ze hun reizen makkelijk kunnen annuleren en toch 80% van de kosten terugkrijgen. Hierdoor blijven reizigers flexibel en kunnen ze hun plannen elk moment wijzigen, waar ze ook zijn. In 2023 heeft Endiprev dankzij TravelPerk ongeveer € 66.000 teruggekregen voor niet-restitueerbare boekingen.

Betrouwbaar reisbeheer voor een betrouwbaar bedrijf

Endiprev ondersteunt aanbieders van windenergie over de hele wereld bij het veilig en winstgevend runnen van hun centrales. Om dat te kunnen doen, moeten klanten altijd kunnen vertrouwen op de specialisten van het bedrijf en er zeker van zijn dat zij ter plekke zijn als dat van belang is. Met TravelPerk heeft Endiprev een betrouwbare en flexibele partner gevonden voor hun reisbeheer om zakenreizen zo goed mogelijk te regelen: simpel, veilig en flexibel.

In TravelPerk hebben we een partner gevonden die open staat voor onze suggesties voor verbetering en altijd probeert de best mogelijke ondersteuning te bieden. Ze werken voortdurend aan het verbeteren van hun product en diensten om zo op de meest efficiënte en winstgevende manier te kunnen blijven voldoen aan onze interne behoeften.

- Carla Gabriel, Logistic Manager, Endiprev

Endiprev

Nauwkeurig overzicht en minder inspanning

Specialistische diensten leveren over de hele wereld

De wens voor overzicht en effectiviteit

Zakenreizen en financiën makkelijk beheren

Voor flexibeler en groener reizen

Betrouwbaar reisbeheer voor een betrouwbaar bedrijf

Praat met een reisexpert

Meer verhalen van klanten horen?

Product

Boek

Optimaliseren

Over

Diensten

Beheer