?)
Hoe Fujifilm gebruikmaakt van modern reisbeheer met TravelPerk
De uitdaging: Reizen van 3000 werknemers beheren met ingewikkelde tools en tijdrovende processen
- Verschillende processen voor verschillende entiteiten
- “We moesten het reisbureau bellen en e-mailen om te boeken namens reizende werknemers. Of werknemers konden gebruikmaken van de online boekingstool van het reisbureau om zelf dingen te regelen”, aldus Lydia de Kousemaeker, Strategic Buyer & Travel Manager bij Fujifilm Europe B.V..
- De boekingstool van het reisbureau was niet gebruiksvriendelijk
- De online boekingstool van het reisbureau was te ingewikkeld en niet gebruiksvriendelijk. Daarnaast was het voorzien van heel veel niet intuïtieve functies die Fujifilm verplicht moest gebruiken om elke boeking te kunnen voltooien.
- Het was tijdrovend om informatie van werknemers te verzamelen
- Het creëren van profielen bij tools voor reis- en onkostenbeheer voor nieuwe werknemers of werknemers van overgenomen bedrijven binnen meerdere vestigingen in Europa was enorm tijdrovend.
Naadloze integraties, centraal boeken en uitstekende klantenservice kwamen tot redding
“Reizigers kunnen hun eigen reizen boeken en alles zelfstandig regelen. In het verleden was er altijd wel een reisverzoek dat moest worden voltooid voordat je gebruik kon maken van het platform om daadwerkelijk te boeken. TravelPerk bespaart ons veel tijd, omdat het nu allemaal in één stap wordt gedaan. Het is een enorm voordeel voor de boekers en de reizigers. Bovendien zijn de goedkeuringen heel erg gebruiksvriendelijk en snel.”
Lydia de Kousemaeker, - Strategic Buyer & Travel Manager bij Fujifilm Europe B.V..
Met zelf boeken door reizigers, gestroomlijnde integraties en rapportagetools kan Fujifilm zich focussen op strategische taken
- Eenvoudige en naadloze integraties hebben de tijd die wordt besteed aan het aanmaken van profielen voor nieuwe werknemers gehalveerd
- Integratie met Mobilexpense en Workday® hebben een van Lydia’s meest tijdrovende verantwoordelijkheden gestroomlijnd. Ze zegt: “Integreren met Workday® bespaart ons veel tijd bij het aanmaken van profielen. Ik schat dat het onze werklast met 50% heeft verminderd.”
- Het beheren van reizen van meerdere vestigingen en voor vele verschillende werknemers is een veel simpeler taak geworden
- Lydia zegt: “Als beheerder kan ik zoveel dingen zelf doen in plaats van dat ik moet wachten op een accountmanager die me helpt. TravelPerk helpt ons goed met de standaardisering van beleid en goedkeuringsprocessen. En garanderen dat iedereen gelijke toegang heeft tot de inventaris is zeker een plus.”Ze noemt ook hoe TravelPerk waarde heeft toegevoegd aan niet alleen haar rol, maar ook wat betreft de boekingservaringen van werknemers. Ze zegt: “TravelPerk heeft veel waarde toegevoegd, omdat ik veel minder klachten krijg. Dat is heel goed, want dan kan ik mijn tijd besteden aan andere, strategische zaken.Daarnaast zijn de werknemers ontzettend blij dat ze hun eigen keuzes kunnen maken, naast de gebruiksvriendelijkheid van het platform. In een recente enquête gaven ze TravelPerk een 8 uit 10, wat hartstikke goed is!”
- Fujifilm heeft een reispartner gevonden waarop ze echt kunnen vertrouwen
- Lydia legt uit hoe TravelPerk naast de soepelere en simpelere boekingsprocessen een onmisbare reispartner is geworden.Ze zegt: “We hadden zo'n goede implementatiemanager. Het was gewoon geweldig. We hebben nog nooit eerder zo'n soepel implementatieproces meegemaakt. Ik ben ook enorm blij met onze accountmanager, die heel snel reageert en ons erg goed ondersteunt.”Fujifilm erkent ook de inzet van TravelPerk om echt te luisteren naar zijn klanten. Lydia verklaart: “Het is echt bijzonder. We zien dat er op de achtergrond veel gebeurd vanwege al deze nieuwe wijzigingen of functies, wat echt fijn is. Dat is niet wat ik met andere platformen of leveranciers heb ervaren.”
Functies van TravelPerk waardoor Fujifilm zakenreizen met gemak kan beheren
- Een gecentraliseerd zelfboekingsplatform voor zelfstandigheid van de reizigers
- Naadloze integraties met HR- en onkostensystemen
- Geavanceerde rapportage voor gedetailleerde inzichten
- Toegang tot een uitmuntend klantenserviceteam
?)