Hotjar

Hotjar is heer en meester op het gebied van conversie en luisteren naar klanten

Hotjar is een feedback- en gedragstool die product- en marketingteams helpt gebruikerservaringen te verbeteren met onder andere conversietrechters, heatmaps, gebruikerstesten en feedbackpeilingen. De ruim 70 teamleden van Hotjar, dat in 2014 is opgericht in Sliema, Malta, werken vanuit huis en flexwerkplekken over de hele wereld.

“Voor onze halfjaarlijkse bedrijfsbrede bijeenkomsten moesten mijn collega en ik altijd alle reizen boeken. Voor een team van 20 mensen kostte ons dat vaak 2 à 3 dagen samenwerken. Nu we zijn gegroeid naar een team van 70 mensen, is het vrijwel onmogelijk om het op die manier te doen.”

Melissa Mauk, Finance Manager bij Hotjar

Bedrijfsbrede bijeenkomsten boeken via heen-en-weer mailen

Als verspreid team begrijpt Hotjar het belang van het opbouwen van een bedrijfscultuur en het fysiek samenkomen. “Voor onze halfjaarlijkse bedrijfsbrede bijeenkomsten moesten mijn collega en ik altijd alle reizen boeken”, legt Melissa Mauk, Finance Manager bij Hotjar, uit. “Voor een team van 20 mensen kostte ons dat vaak 2 à 3 dagen samenwerken, dat is in totaal een hele week werk.”

Het was geen eenvoudig proces. In tegenstelling tot de meeste bedrijfsbijeenkomsten, waarbij mensen vanuit één of twee vestigingen reizen, reist het team van Hotjar vanaf de oost- en westkusten van de Verenigde Staten en Canada, vanuit verschillende grote steden in Europa en soms ook vanuit delen van Azië.

Melissa en haar collega moesten ontelbare e-mailconversaties over en weer met elk teamlid verduren om hun opties te kunnen presenteren en de details kort te sluiten, alles van de stad van vertrek tot het vervoer over land. “Nu we zijn gegroeid naar een team van 70 mensen, is het vrijwel onmogelijk om het op die manier te doen”, vindt Melissa.

Slechte boekingservaring met een reisbureau

Terwijl het bedrijf groeide, werd het halfjaarlijkse boekingsproces een nog grotere opgave. Het team probeerde samen te werken met een lokaal reisbureau, maar bleef uiteindelijk teleurgesteld achter.

“Het reisbeheerbureau had een eigen website zodat mensen konden proberen hun eigen vlucht te boeken, maar die zat vol met fouten en toonde niet alle vluchtopties die we zelf online konden vinden. Teamleden moesten nog steeds vaak contact hebben met het reisbureau om te boeken”, legt Melissa uit.In tegenstelling tot andere bedrijven was naleving van het reisbeleid nooit een probleem voor het team van Hotjar. “Ons reisbeleid bestond uit standaardinstructies, zoals besteding van een X-bedrag per nacht aan een hotel, geen eersteklas kopen, dat soort dingen. We hadden nooit problemen met wat er werd uitgegeven aan reizen”, vertelt Melissa. “Onze grootste frustratie was altijd het boekingsproces.”

“Ons team gebruikt TravelPerk graag. Het is een veel makkelijker, gebruiksvriendelijker ervaring. Ze hoeven niet heen en weer te mailen met het reisbureau of het operationele team.”

Melissa Mauk, Finance Manager bij Hotjar

De overstap naar een moderne reisbeheertool

Het kan toch niet zo zijn dat een team dat zich inzet voor het verbeteren van gebruikerservaringen de boekingservaring haat? Nee, zeker niet. Een van de oprichters van Hotjar had op de ouderwetse manier gehoord van TravelPerk, van mond tot mond, en heeft de inzichten doorgegeven aan Melissa, die zelf wat met het platform heeft gespeeld voordat het voor het hele team werd ingevoerd.

“Ons team gebruikt TravelPerk graag”, aldus Melissa. “Het is een veel makkelijker, gebruiksvriendelijker ervaring. Ze hoeven niet heen en weer te mailen met het reisbureau of het operationele team.”

Het team de mogelijkheid bieden te boeken wat ze nodig hebben

Als er nu een bedrijfsbrede bijeenkomst aan zit te komen, dan plaatst Melissa dit op het interne bedrijfsforum met algemene boekingsinstructies, waaronder de tijd en datum waarop teamleden aanwezig moeten zijn, de luchthavens in de buurt, etc. Melissa geeft ze een periode waarin ze hun vluchten kunnen boeken (doorgaans binnen een maand na het forumbericht) en vervolgens boeken de teamleden via TravelPerk, zonder vooraf te hoeven betalen.

“Dat iedereen kan boeken welke vlucht men nodig heeft is voor ons heel belangrijk”, vertelt Melissa. “We willen het team in staat stellen te kunnen doen wat voor hen het beste is.”

Het gebruik van TravelPerk voor bedrijfsbrede bijeenkomsten heeft heel veel voordelen voor Hotjar. De mensen die de verste afstanden reizen kunnen hun reis aanpassen aan hun voorkeuren. “De laatste bijeenkomst was op Tenerife, dat voor sommige mensen lastig te bereiken was. Teamleden hebben nu meer controle over hun tussenstops, wat ze erg waarderen”, aldus Melissa. “We hadden een paar mensen uit Canada of de VS die in totaal 20 uur moesten reizen met tussenstops van 8 of 12 uur. Zij konden TravelPerk gebruiken om een hotelkamer te boeken zoals zij dat wilden.

Het beheren van reisdetails en het stroomlijnen van facturen

Niet alleen bespaart Melissa tijd en stelt ze reizigers in staat te kiezen wat ze willen, ze kan ook bijhouden wie er wel en niet hebben geboekt door gewoon in te loggen op het platform. Dit helpt haar bij het versturen van herinneringen aan de juiste mensen. Daarnaast maakt het allemaal op één plek hebben van de reizen het voor Melissa heel eenvoudig om vervoer over land te regelen op basis van aankomsttijden. “Ik kan iedereen die heeft geboekt zien, met al hun aankomsttijden, en dus kan ik alvast vervoer regelen op basis van wanneer ze landen”, vertelt Melissa.

Het oplossen van het boekingsprobleem was het belangrijkst. De extra bonus? Facturering! “TravelPerk is voor mij als de persoon verantwoordelijk voor de financiën ook geweldig, want ik krijg één factuur aan het eind van de maand om te verwerken”, aldus Melissa. Wij begrijpen het volledig. Het zijn de kleine dingen die het doen in het leven.

Hotjar

Hotjar is heer en meester op het gebied van conversie en luisteren naar klanten

Bedrijfsbrede bijeenkomsten boeken via heen-en-weer mailen

Slechte boekingservaring met een reisbureau

De overstap naar een moderne reisbeheertool

Het team de mogelijkheid bieden te boeken wat ze nodig hebben

Het beheren van reisdetails en het stroomlijnen van facturen

Praat met een reisexpert

Meer verhalen van klanten horen?

Product

Boek

Optimaliseren

Over

Diensten

Beheer