Landing jobs

Vluchten en accommodatie boeken voor 30 belangrijke sprekers tegelijkertijd

Wat is Landing.Jobs?

Landing.Jobs is een kandidaatgedreven recruitmentplatform dat de beste match verzorgt voor technologieprofessionals en bedrijven. Als carrièremarkt die een wat progressiever benadering gebruikt om werkzoekenden te begeleiden op hun carrièrepad en hen een betere ervaring te bieden, wordt Landing.Jobs als snel een leider in zijn nichemarkt.

“Het is voor mij lastig om één favoriet aspect aan TravelPerk te kiezen: Een alles-in-één-platform, geweldige bruikbaarheid, de eenvoud van het beheren van reizen op één plek, het is allemaal geweldig. Ik ben dol op alles.”

Rhaica Silva, HR-manager bij Landing.Jobs

Vóór TravelPerk: moeite met het beheren van reizen voor externe sprekers op een evenement

Elk jaar organiseert het bedrijf Landing.careers, een van Europa’s snelst groeiende festivals met, naast workshops, netwerkmogelijkheden en feestjes, ook nog eens 30 internationale sprekers. Het regelen van de reizen voor deze drukke industrieleiders die zich verspreid over de hele wereld bevinden, is een enorme uitdaging die doorgaans een hele maand tijd kost.

Rhaica Silva is de HR-manager bij Landing.Jjobs. Een groot deel van haar rol bestaat uit het beheren van zakenreizen en het zijn van de contactpersoon bij reisnoodgevallen.

In het verleden boekte men reizen via meerdere consumentenwebsites en probeerde men handmatig zicht te houden op elke boeking via e-mails en Excel-spreadsheets, maar het proces werd te ingewikkeld.

Met name het beheren van reizen voor het banenfestival was moeilijk, aangezien ze geschikte datums moest vinden en vluchten en hotels moest boeken voor alle 30 sprekers tegelijkertijd. Eindeloze wijzigingen aan de reis, reisvoorkeuren, communicatieproblemen en last-minute verzoeken van de sprekers droegen nog eens bij aan de complexiteit van het boeken van vluchten en hotelverblijven. Daarnaast moest ze, als het evenement eenmaal voorbij was, op jacht naar facturen en onkostenrapporten van elke afzonderlijke spreker.

“Het was een ingewikkeld proces dat veel te veel tijd kostte. We wisten dat er een betere manier was.”

Rhaica Silva, HR-manager bij Landing.Jobs

En toen was daar TravelPerk

Aan het begin van het jaar begon Rhaica TravelPerk op proefbasis te gebruiken voor het evenement om sprekers in te vliegen en hun accommodaties te boeken. Hoe ging het? Zoals haar collega Andreia dos Reis, Marketing Manager, benadrukt: “Tijdens het festival was TravelPerk onze redder in nood”.

In navolging van het succes van het evenement was het voor Rhaica een makkelijk besluit om het gebruik van TravelPerk uit te breiden naar het hele bedrijf. Nu kan iedereen binnen het bedrijf zelf de eigen voorkeursoptie voor een vlucht kiezen en hoeft ze de reis alleen nog maar goed te keuren in de TravelPerk-app. Bovendien werd de facturering ook zoveel makkelijker, aangezien onkostenrapporten op hetzelfde platform worden opgeslagen.

Natuurlijk is Rhaica dolblij met het nieuwe proces, aangezien het haar heel veel werk scheelt en haar de mogelijkheid biedt meer een ‘reisopzichter’ te zijn door het beleid te beheren, niet de daadwerkelijke boekingen.

Waar ze vooral heel blij mee is, is dat ze nu kan vertrouwen op de uitstekende klantenondersteuning van TravelPerk bij het oplossen van eventuele reisgerelateerde noodgevallen.

Waargebeurd verhaal: als een spreker op het laatste moment afzegt

Op een brandend hete dag in Lissabon was Rhaica stilletjes aan het vieren dat alle reisarrangementen van alle 30 sprekers voor het derde jaarlijkse Landing.careers-festival eindelijk waren bevestigd. Ze keek ernaar uit te kunnen genieten van het evenement met daarna een welverdiende vakantie. Plotseling nam een belangrijke spreker uit Brazilië 2 dagen vóór het evenement contact met haar op en trok zich terug!

Nu zat Rhaica met een duur ticket voor een intercontinentale vlucht dat ze niet kon gebruiken. Ze wist dat het een pijnlijk proces zou gaan worden, maar ze moest proberen de luchtvaartmaatschappij het geld terug of krediet voor een toekomstige vlucht te vragen. Na het verspillen van vier uur in de wacht en het zijn doorgestuurd van de ene onbehulpzame klantenservicemedewerker na de andere, lieten ze haar uiteindelijk weten dat de kosten zouden worden verbeurd.

“Niemand geniet ervan om de klantenservice van een luchtvaartmaatschappij te moeten bellen. Ik ben ervan overtuigd dat ze het zo pijnlijk mogelijk maken om mensen ervan te ontmoedigen hen ooit te bellen. Gelukkig kan ik nu rekenen op het voortreffelijke team van TravelPerk om eventuele problemen met vluchten op te lossen, of dat nu annuleringen, upgrades of last-minute boekingen zijn.”

Resultaten: het proces om sprekers te boeken en in te vliegen verkort van 1 maand naar 1 week

Al met al kon Rhaica de tijd die nodig is voor het boeken van reisarrangementen voor 30 internationale sprekers verkorten van ruim een maand naar slechts één week. Honderden e-mails worden bespaard nu reizigers zelf hun voorkeursopties boeken.

Daarnaast is het niet nodig om facturen te verzamelen, aangezien deze automatisch worden opgeslagen op het TravelPerk-platform.

Bovenal kan Rhaica ontspannen nu ze niet langer de enige contactpersoon is voor 30 internationaal bekende sprekers. Met TravelPerk heeft ze nu een sterk ondersteuningsteam dat haar steunt in eventuele noodsituaties, net als iemand die de vreselijke telefoontjes naar de klantenservice van de luchtvaartmaatschappij pleegt.

Landing jobs

Vluchten en accommodatie boeken voor 30 belangrijke sprekers tegelijkertijd

Wat is Landing.Jobs?

Vóór TravelPerk: moeite met het beheren van reizen voor externe sprekers op een evenement

En toen was daar TravelPerk

Waargebeurd verhaal: als een spreker op het laatste moment afzegt

Resultaten: het proces om sprekers te boeken en in te vliegen verkort van 1 maand naar 1 week

Praat met een reisexpert

Meer verhalen van klanten horen?

Product

Boek

Optimaliseren

Over

Diensten

Beheer