Netcentric

Snel zakenreizen boeken en tevreden reizigers

Netcentric, een digitaal bedrijf van Cognizant, is een digitale dienstverlener die klantervaringen transformeert voor 's werelds grootste merken door het volledige potentieel van Adobe Experience Cloud te ontgrendelen. Het bedrijf, dat is opgericht in 2012, heeft nu 9 vestigingen in Europa, waarbij meer dan de helft van het team van Netcentric regelmatig gebruikmaakt van de zelfboekingstool van TravelPerk.

“Onze reizigers hebben meer controle met TravelPerk. Ze hoeven niet te wachten op een boeking. Ze kunnen zelf verantwoordelijkheid nemen, de prijzen bekijken en de beslissing nemen. Er worden niet veel berichten over de boeking heen en weer gestuurd via Slack.”

Laura Jollit, Events Marketing Coordinator bij Netcentric

Het grote evenement

Het beheer van standaardreizen gaat probleemloos via TravelPerk, maar hoe zit dat met een aankomend evenement met meer dan 400 werknemers, gasten en sprekers uit verschillende steden in Europa? Zelf boeken zou de kosten bij zo'n groot evenement doen stijgen. Reizigers zouden in kleine groepen moeten worden geplaatst voor onder meer vluchten en vervoer over land. En toen was daar de groepsboekingenspecialist van TravelPerk, die nauw samenwerkt met de eventmanager van Netcentric, Laura.

“Het evenement duurde een hele dag. Als ik zelf alles met busbedrijven en luchtvaartmaatschappijen had moeten regelen ... dat zou onmogelijk zijn geweest!”

Laura Jollit, Events Marketing Coordinator bij Netcentric

Het bedrijf heeft al een workflow voor beleid en goedkeuringen , dus als de reis boven een bepaald bedrag uitkomt, moet die worden goedgekeurd door hun belangenbehartiger, wat doorgaans de projectleider is.

Ondersteuning bij groepsboekingen als redding

Het merendeel van de aanvragen voor groepsboekingen bij TravelPerk kunnen door één specialist worden afgehandeld, maar omdat dit zo'n groot evenement was, stelde TravelPerk een klein team samen om te helpen, met onder andere Giacomo, Vincent en Eulalia. Jollit werkte direct samen met de specialisten van TravelPerk, die via telefoon, e-mail en Slack beschikbaar waren voor eventuele vragen of zorgen gedurende het gehele proces.

“Naast het besparen van tijd, nam het team ook heel veel van mijn stress weg. Het was zo fijn om te weten dat ze er voor me waren!”

Laura Jollit, Events Marketing Coordinator bij Netcentric

“We hebben meteen een Typeform gemaakt om naar alle deelnemers te sturen, met daarin de vluchtopties”, vertelt Jollit.

TravelPerk ontving vervolgens alle Typeform-resultaten en groepeerde deze om de best mogelijke prijzen te krijgen en zorgde ervoor dat de vluchten voor hen werden geboekt, net als luchthavenvervoer en privévervoer. Ze beheerden ook de bevestigingsmails en de groepscheck-ins op de dag van het evenement.

Naast het assisteren bij het boekingsproces van organisatie tot uitvoering, lukte het de specialisten van TravelPerk ook nog om alles binnenbudget te houden. Er was een kostenlimiet voor het gehele evenement en het team hielp bij het binnen de perken houden van de reiskosten.

Tijd besparen bij belangrijke evenementenbeheertaken

We moesten ook de bussen vanaf de luchthaven naar Tarragona beheren met vluchten die bij allemaal verschillende terminals en op verschillende datums aankwamen”, legt Jollit uit. In samenwerking met Jollit boekten de specialisten van TravelPerk niet alleen de reizen voor al deze verschillende groepen, maar handelden ze ook lastminute problemen af van reizigers die hun vlucht of bus hadden gemist.

De hulp van drie specialisten van TravelPerk hielp Jollit, omdat ze meer tijd en aandacht kon besteden aan andere kritieke evenementenbeheertaken.

“Het evenement duurde een hele dag, dus je kunt je voorstellen wat dat inhield: een paar break-out sessies, experimentele sessies, het maken van een nieuwe welkomstvideo, het hotel beheren, de locatie beheren”, legt Jollit uit.

De verloren kunst van uitmuntende service (en stressmanagement!)

“Naast het besparen van tijd, nam het team ook heel veel van mijn stress weg”, vertelt Jollit. “Het was zo fijn om te weten dat deze drie er voor me waren. Ze deden bij alles hun uiterste best.”

De snelle reactietijden en positieve instelling vielen echt op. “Gewoon het gevoel hebben dat ze al hun uiterste best deden, kalmeert je al als eventmanager”, aldus Jollit. “Elke keer als ik belde of via Slack een bericht stuurde, kreeg ik vrijwel meteen antwoord. Daardoor voel je je speciaal.”

Het team van TravelPerk deed echt veel meer dan er van hen werd gevraagd door de deelnemers de nodige informatie te sturen en rechtstreeks privévervoer en accommodaties te coördineren met de vips. “We konden op hen vertrouwen om alles rechtstreeks te regelen met onze vipgasten”, vertelt Jollit. “TravelPerk hielp ons de privé-auto's te organiseren en een goede prijs te vinden.”

Wereldwijde ondersteuning van een wereldwijd team

“We hadden natuurlijk een paar kleine probleempjes hier en daar, maar dat kwam vooral door technische problemen en niet zozeer door het team van TravelPerk. Ze hebben geweldig werk verricht”, aldus Jollit. “Ze stonden altijd voor ons klaar.”

Eén van de grootste voordelen van het gebruik van TravelPerk voor zakenreisbeheer is de toegang tot echt wereldwijde 24/7 ondersteuning. De eerdere oplossing van Netcentric, een klein lokaal bureau, was niet in staat de klok rond assistentie te bieden in meerdere talen. Nu kunnen de werknemers van Netcentric op elk moment van de dag profiteren van reisondersteuning in hun eigen taal.

Beter nog, de TravelPerk-ervaring omvat boekingsspecialisten van wereldklasse die kunnen omgaan met complexe wereldwijde reisboekingen en beheerassistentie bieden bij evenementen van elke grootte!

Netcentric

Snel zakenreizen boeken en tevreden reizigers

Het grote evenement

Ondersteuning bij groepsboekingen als redding

Tijd besparen bij belangrijke evenementenbeheertaken

De verloren kunst van uitmuntende service (en stressmanagement!)

Wereldwijde ondersteuning van een wereldwijd team

Praat met een reisexpert

Meer verhalen van klanten horen?

Product

Boek

Optimaliseren

Over

Diensten

Beheer