Hoe Storyblok tijd en geld bespaart door een duidelijke structuur te creëren voor het boeken van reizen

Storyblok: een op afstand werkend bedrijf dat er klaar voor is om contentbeheer te revolutioneren met hun moderne CMS

Storyblok is een contentmanagementsysteem (CMS) dat merken, ontwikkelaars en content creators de mogelijkheid biedt een foutloze, unieke contentervaring te creëren en hun eigen digitale marketing naar een heel nieuw niveau te tillen. Als een zogenoemd ‘headless CMS’ scheidt Storyblok de backend als het technische systeemcomponent van de frontend, dat bepaalt hoe de content wordt weergegeven. De missie van het bedrijf is een flexibele, schaalbare tool te leveren die eenvoudig kan worden geïndividualiseerd en kan worden aangepast aan elk digitaal kanaal.

Storyblok is opgericht in Oostenrijk en gelanceerd als prototype in 2015, maar was, zoals verteld in het verhaal van de oprichter van Storyblok, gemaakt voor de wereld. Daardoor beschikt het bedrijf binnen een paar jaar over meer dan 200 werknemers van over de hele wereld. Dankzij de ‘remote-first’ mentaliteit van Storyblok, die past bij hun streven naar flexibiliteit en grenzeloosheid, zijn de teamleden verspreid over meer dan 40 landen. Deze decentralisatie maakt zakenreizen heel belangrijk, of dat nu voor conferenties en evenementen, directievergaderingen, uitbreiding of klantenbinding is.

Omgaan met de problemen van een ongestructureerd proces voor het boeken van reizen

Toen Storyblok van start ging, was het aantal zakenreizen goed beheersbaar. Er is geen hoofdkantoor in de zin van een kantoor waar mensen met elkaar samenwerken en er hoeft voor de branche of het product zelf ook niet veel te worden gereisd. Nu het bedrijf echter gegroeid is en blijft groeien, heeft het aantal zakenreizen een niveau bereikt waarbij de noodzaak voor een zakenreispartner steeds onvermijdelijker werd:

Geen vast boekingsproces: Reizigers boekten hun zakenreizen individueel en rechtstreeks via verschillende websites. De reisbeheerders en financiële managers van Storyblok waren verantwoordelijk voor het terugbetalingsproces en voor het handmatig controleren of de deals die de reizigers hadden geboekt wel overeenkwamen met het huidige bedrijfsbudget.

Overbelasting in plaats van efficiënte: Meer reizigers leidde tot meer reizen en als gevolg daarvan meer werk voor de reisbeheerders van Storyblok. Uiteindelijk werd het beheren, controleren en vergoeden van zakenreisonkosten voor een heel team te tijdrovend.

Een ontbrekend zakenreisbeleid: Zelf boeken hoeft helemaal geen probleem te zijn. Maar naast dat de werknemers hun eigen zakenreizen boekten, had Storyblok ook geen richtlijnen voor betaalmethodes, bestedingslimieten of zelfs goedkeuringsprocessen. Dit gebrek aan een concreet reisbeleid zorgde ervoor dat het gehele reisbeheerproces ingewikkeld en langdurig was.

TravelPerk: een dynamische, aanpasbare en tijdbesparende reisbeheertool voor toekomstbestendige bedrijven

Om het groeiende aantal zakenreizen de baas te kunnen en tegelijkertijd tijd en geld te gaan besparen, besloot Storyblok hun zakenreisbeheer te reorganiseren met TravelPerk. Het alles-in-één reisbeheerplatform stelt reizigers in staat zelf hun zakenreizen te boeken door ze door een intuïtief boekingsproces te geleiden dat alle aspecten behelst, van vluchten tot hotel en meer. Tegelijkertijd geeft TravelPerk het bedrijf volledige controle, transparantie en een basis voor vertrouwen door middel van goedkeuringsprocessen, individueel beleid, gedetailleerde gegevens en realtime ondersteuning.

Het beste aan TravelPerk is dat het tijd bespaart en er ondertussen voor zorgt dat jij controle hebt over het budget en je mensen vrijheid hebben. Het is een echte tool van de 21e eeuw. Ik ben gewend met bureaus te werken en zou die ervaringen liever vergeten. Ze zijn achterhaald en ouderwets. Ik ben dol op de moderne aanpak van TravelPerk. Het is voor iedereen goed. Michal Zadrobilek en Daniela Merizalde Usuga, Expense Manager en Travel Manager bij Storyblok

Michal Zadrobilek en Daniela Merizalde Usuga, Expense Manager en Travel Manager bij Storyblok

Volledig aanpasbaar aan specifieke bestemmingen en samenwerkingsverbanden

Terwijl het team Storyblok snel groeit, zo groeit ook het belang en de frequentie van zakenreizen. Naast teamleden in verschillende Europese landen, breidt het bedrijf zich ook uit in de Verenigde Staten. Als gevolg daarvan hebben ze individuele instellingen en workflows nodig voor verschillende bestemmingen op beide continenten, die heel veel van elkaar verschillen als het gaat om boekingsgewoonten en lokale bijzonderheden.

Met TravelPerk kan Storyblok gebruikmaken van één tool voor twee totaal verschillende reismarkten. Daarom hebben ze twee verschillende bedrijfsprofielen aangemaakt: eentje voor de Europese markt en eentje voor de Verenigde Staten. Hierdoor is het makkelijker om automatisch rekening te houden met de verschillende, marktspecifieke vereisten in het boekingsproces.

Met name in de VS zijn er veel hotels die loyaliteitsprogramma's bieden. Door loyaliteitspunten te sparen, profiteren frequente reizigers van kortingen, zoals speciale prijzen, kamerupgrades of gratis goodies. Door deze voordeelprogramma's te integreren, moedigt TravelPerk reizigers aan daar te verblijven waar zij zich het meest comfortabel voelen.

Als gevestigd reisbeheerbureau heeft TravelPerk zelf exclusieve samenwerkingen met verschillende reisaanbieders zoals hotelketens en luchtvaartmaatschappijen.

Tijdbesparend dankzij automatische richtlijnen en naadloze integraties

Toen ze begonnen met het herstructureren van hun zakenreisbeheer met TravelPerk, had Storyblok nog geen duidelijk reisbeleid. Zakenreizen werden geboekt door de vicepresidenten en de kosten werden alleen in de gaten gehouden aan de hand van de bestedingen met de bedrijfscreditcard. Dit leidde tot een hoge werklast met weinig budgetcontrole.

Met behulp van de één-op-één-ondersteuning van TravelPerk heeft Storyblok een bedrijfsreisbeleid opgesteld dat automatisch in het boekingsproces wordt geïmplementeerd. Deze richtlijnen bevatten budgetlimieten voor verschillende bestemmingen, concrete goedkeuringsprocessen en kostenplaatsen, maar ook bereik van toepassing en verantwoordelijkheid.

Bovendien biedt TravelPerk gedetailleerde rapporten over uitgaven om maximale naleving te garanderen. Reisbeheerders en financiële managers hebben nu volledige controle over de kosten en transparantie bij elke stap van het proces, plus een geldige gegevensbasis om de efficiëntie voortdurend te blijven verbeteren en gewoonweg ‘bovenop alles te zitten’.

Een andere functie die beheerders en managers helpt tijd te besparen en hun werklast te verlichten, is de naadloze integratie van verschillende kantoortoepassingen die TravelPerk biedt. Storyblok gebruikt bijvoorbeeld BambooHR en Yokoy voor zaken aangaande human resource en financiën. Beide kunnen worden gekoppeld aan TravelPerk en rechtstreeks via de platforminterface worden gebruikt.

Betrouwbaar, ondersteunend en bereid samen te groeien

Met 230 werknemers die werkzaam zijn in meer dan 40 landen en de wereld rondreizen, heeft Storyblok een partner nodig die achter hun staat bij onzekerheden, vragen, reisondersteuning en andere klantenservicekwesties.

TravelPerk biedt 24/7 klantenonderssteuning die gewoon werkt: “99% van de tijd krijgt ons team direct ondersteuning.” (Michal Zadrobilek, Expense Manager)

Een interactieve volgfunctie biedt reisbeheerders een overzicht van al hun reizigers, terwijl experts over de hele wereld van TravelPerk ervoor zorgen dat reizigers zich veilig en met gemak kunnen bewegen, waar ze ook zijn: “Ik kan me voorstellen dat mijn rol zonder TravelPerk enorm tijdrovend zou zijn. Het beheren van reizen voor zoveel mensen in verschillende tijdzones is een grote uitdaging, dus als we TravelPerk niet hadden, dan weet ik niet wat er zou gebeuren.” (Daniela Merizalde Usuga, Travel Manager)

En verder streeft de tool zelf voortdurend naar verbetering, zich daarbij altijd houdend aan het bekende principe van ‘de klant is koning’: “TravelPerk is dynamisch. Je kunt zien dat het zich voortdurend ontwikkelt en nieuwe functies introduceert om eventuele problemen waar we mee te maken krijgen op te lossen.” (Michal Zadrobilek, Expense Manager)

Wat TravelPerk heeft geleverd

Reisbeheerportaal

Ondersteuning bij zakenreisbeleid

Twee aparte inschrijvingen voor Europa en de VS

Aanpasbare instellingen en rapportage

Loyaliteitsprogramma's en samenwerkingsverbanden

Naadloze integraties

24/7 klantenondersteuning

Storyblok

Hoe Storyblok tijd en geld bespaart door een duidelijke structuur te creëren voor het boeken van reizen

Storyblok: een op afstand werkend bedrijf dat er klaar voor is om contentbeheer te revolutioneren met hun moderne CMS

Omgaan met de problemen van een ongestructureerd proces voor het boeken van reizen

TravelPerk: een dynamische, aanpasbare en tijdbesparende reisbeheertool voor toekomstbestendige bedrijven

Volledig aanpasbaar aan specifieke bestemmingen en samenwerkingsverbanden

Tijdbesparend dankzij automatische richtlijnen en naadloze integraties

Betrouwbaar, ondersteunend en bereid samen te groeien

Wat TravelPerk heeft geleverd

Praat met een reisexpert

Meer verhalen van klanten horen?

Product

Boek

Optimaliseren

Over

Diensten

Beheer