Arbeitszeiterfassung – Alles, was Sie wissen müssen

Die Arbeitszeiterfassung dient dazu, die täglich geleisteten Arbeitsstunden von Mitarbeiter:innen umfassend und detailliert zu dokumentieren. Diese Praxis ist zum einen entscheidend für die Lohnabrechnung. Durch die konkrete Aufzeichnung der Arbeitsstunden können Regelarbeitszeiten genauso wie Überstunden präzise dokumentiert und vergütet werden – so wird unbezahlte Mehrarbeit verhindert. Zum anderen spielt die Arbeitszeiterfassung auch eine wichtige Rolle im Rahmen des Arbeitsschutzes. Ebenso wie fairen Lohnausgleich soll die Zeiterfassung auch das Befolgen gesetzlich vorgeschriebener Pausen gewährleisteten. Somit ist die Arbeitszeiterfassung ein wichtiges Instrument zur Einhaltung des

Arbeitszeitgesetzes

(ArbZG), das folgendes vorschreibt:Die Arbeitszeiterfassung soll u. a. dabei helfen, dass diese Regelungen in Unternehmen eingehalten werden.

Ja, die Zeiterfassung ist nach einem

Urteil des Bundesarbeitsgerichts von 2022

geltendes Recht und somit Pflicht. Unternehmen sind seit 2023 dazu verpflichtet, ein System für die Arbeitszeiterfassung zur Verfügung zu stellen. Delegieren die Arbeitnehmer die Zeiterfassung an ihre Angestellten, so muss dafür gesorgt werden, dass alle Angestellten die Arbeitszeit auch lückenlos dokumentieren. Die konkrete Umsetzung der Zeiterfassung liegt dabei aber weiterhin im Ermessen des Unternehmens. Das Zeiterfassungssystem bzw. die Methode zur Zeiterfassung können momentan also noch frei gewählt werden, sei es mit Stempeluhr, Stundenzettel oder einer digitalen Lösung. Die einzigen Kriterien, die die Systeme laut EuGH und BAG erfüllen müssen, sind Zugänglichkeit, Zuverlässigkeit und Objektivität.  Das könnte sich aber mit Blick auf einen neuen

Gesetzentwurf zur Arbeitszeiterfassung

, welcher sich momentan in der Prüfung befindet, ändern – dieser schreibt nämlich eine elektronische Zeiterfassung vor.

Für viele ist immer noch unklar, wie die aktuelle Gesetzeslage für die Zeiterfassung aussieht. Daher betrachten wir im Folgenden die rechtlichen Grundlagen, auf die sich die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung stützt, etwas genauer.

Im Jahr 2019 entschied der Europäische Gerichtshof (EuGH) erstmals, dass die Arbeitszeit von Angestellten umfänglich durch den Arbeitgeber erfasst und dokumentiert werden muss. Der Gerichtshof überließ es den europäischen Mitgliedstaaten, entsprechende Gesetze und Vorschriften zu erlassen – ließ aber offen, wie und in welcher Form die Arbeitszeiterfassung erfolgen soll. Bis zu diesem Zeitpunkt schrieb das deutsche Arbeitszeitgesetz lediglich vor, dass geleistete Überstunden und Arbeitszeiten an Sonn- und Feiertagen dokumentiert werden müssen, jedoch nicht reguläre Arbeitszeiten. Und da es auch noch keine entsprechende Klausel im deutschen Arbeitsrecht zur durchgehenden Zeiterfassung gab, wussten viele Unternehmen nicht, ob diese nach dem EuGH-Urteil nun Pflicht war oder nicht.

Erst im Jahr 2022 erließ das Bundesarbeitsgericht ein Urteil, dass die systematische Arbeitszeiterfassung in Deutschland ab 2023 zur tatsächlichen Pflicht macht – und das für alle Unternehmen.  Das Urteil stützt sich rechtlich auf den Entscheid des EuGH von 2019 und auf das deutsche

Arbeitsschutzgesetz

(ArbSchG), das besagt, dass Arbeitgeber alle nötigen Maßnahmen, um die Gesundheit ihrer Angestellten zu schützen, ergreifen müssen. Und das betrifft laut BAG auch die Einhaltung der durch das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) vorgeschriebenen Arbeitszeiten. Deshalb erklärte das Gericht die Arbeitszeiterfassung ab 2023für geltendes Recht. Dabei steht den Arbeitgebern offen, ob Sie die Zeiterfassung selbst handhaben oder aber an ihre Angestellten delegieren – wobei letzteres wohl häufiger der Fall ist.

Trotz des BAG-Urteils fehlt immer noch ein Gesetz, das die Arbeitszeiterfassung konkret regelt. Es gibt aber bereits einen Gesetzesentwurf, der unter anderem vorsieht, dass Arbeitszeiten ausschließlich auf elektronischem Weg erfasst werden müssen. Für die Umstellung von analogen auf elektronische Zeiterfassungssysteme soll es dabei Übergangsfristen geben:

Laut Urteil des Bundesarbeitsgerichts ist die Arbeitszeiterfassung in deutschen Unternehmen seit 2023 vorgeschrieben. Doch welche konkreten Pflichten haben Unternehmen und Arbeitnehmer:innen nun, welche Daten müssen erfasst werden und welche Möglichkeiten zur Zeiterfassung gibt es aktuell?

Grundlegend gilt, dass Unternehmen nicht nur ein Zeiterfassungssystem anbieten müssen, sondern dass das System auch genutzt werden muss. Wird die Zeiterfassung an die Mitarbeitenden delegiert, so müssen alle Angestellten gleichermaßen Zugang zum Zeiterfassungssystem haben. Dies zu ermöglichen – unabhängig vom Einsatzort der Angestellten oder deren technischer Ausstattung – ist Pflicht des Unternehmens. Um dem gerecht zu werden, müssen unter Umständen auch unterschiedliche Zeiterfassungslösungen für verschiedene Abteilungen, Mitarbeitergruppen oder

Arbeitsmodelle

eingeführt werden. Weiter ist der Arbeitgeber dazu verpflichtet, die erfassten Daten für einen bestimmten Zeitraum zu archivieren und aufzubewahren. Im Rahmen des Arbeitszeitgesetzes und der dort geregelten Erfassung von Überstunden und Arbeitszeiten an Sonn- und Feiertagen sieht das Gesetz die Verwahrung der Arbeitszeitdaten für mindestens 2 Jahre vor. Wie genau die Verwahrungspflicht für die Regelarbeitszeiten aussehen wird, wird sich wohl mit dem Gesetz zur Arbeitszeiterfassung klären. Dennoch gilt auch hier vorerst die 2-Jahres-Grenze. Neben dem Archivieren der Zeitdaten sind Unternehmen ebenfalls dazu verpflichtet, Arbeitnehmer:innen jederzeit die Einsicht in ihre Arbeitszeiten zu gewähren. Umgekehrt haben aber auch Arbeitnehmer:innen einige Pflichten, wenn es um die Zeiterfassung geht. Stellt ein Unternehmen ein Zeiterfassungsprogramm zur Verfügung, sind die Angestellten auch dazu verpflichtet, dieses zu nutzen und ihre Arbeitszeiten wahrheitsgemäß zu erfassen.

Bei der Arbeitszeiterfassung muss die Arbeitszeit eines Tages erfasst werden. Dafür dokumentiert der/die Arbeitnehmer:in für gewöhnlich sowohl den Arbeitsbeginn als auch das Arbeitsende. Um aber nur die tatsächlich geleistete Arbeitszeit zu erfassen, ist es wichtig, dass die gesetzlich vorgeschriebenen Pausen von der Gesamtarbeitszeit des Tages abgezogen oder entsprechend in der Zeiterfassung als „Pause“ ausgezeichnet werden. Ebenso müssen alle geleisteten Überstunden erfasst werden.Die Dokumentation der Arbeitszeit erfolgt zudem immer unter Nennung des Namens des/der Angestellten oder einer eindeutigen Kennung (z. B. Personalnummer). Dies ist nötig, um die Zeitdaten zweifelsfrei den Mitarbeitenden zuordnen zu können. Ob zukünftig noch weitere Daten erfasst werden müssen, wird sich zeigen, wenn das dazugehörige Gesetz zur Arbeitszeiterfassung in Kraft tritt.

Es gibt verschiedene Methoden und Systeme, mit denen die Arbeitszeit im Unternehmen dokumentiert werden kann. Momentan sind auch noch alle Varianten, ob analog oder digital, erlaubt:Den meisten dürfte wohl die Zeiterfassung mit analoger Stempeluhr bekannt sein, da diese auch heute in vielen Unternehmen noch immer praktiziert wird. Doch in der sich wandelnden Arbeitswelt suchen viele Unternehmen nach flexibleren Lösungen – aus diesem Grund werden digitale Zeiterfassungssysteme immer beliebter. Diese können entweder bequem vom Geschäfts-PC oder Laptop oder sogar per Handy-App genutzt werden. Spätestens, wenn das Gesetz zur Arbeitszeiterfassung verabschiedet ist, werden sich die elektronischen und digitalen Lösungen weiter durchsetzen, da eine analoge Zeiterfassung dann für die meisten Unternehmen wohl nicht mehr erlaubt sein wird. Sind Unternehmen also gerade dabei, ein neues System einzuführen, sollten sie vorausschauend eher auf elektronische Lösungen setzen.

Die Pflicht zur Zeiterfassung gilt nicht nur für die Arbeit in der Firma, auch bei anderen Arbeitsmodellen wie dem Homeoffice oder bei Auswärtstätigkeiten wie Dienstreisen muss die Arbeitszeit erfasst werden. Dabei gilt es aber einiges zu beachten.

Der wohl einfachste Fall ist die Zeiterfassung direkt vor Ort in der Firma, da alle Arbeitnehmer:innen die Arbeitszeit auch an der Arbeitsstätte erfassen.Je nach Branche sind hier verschiedene Methoden beliebt: Im Bauwesen und der Industrie beispielsweise setzen viele Unternehmen vorerst weiter auf Stempeluhren. Auch in Büros sind diese beliebt oder aber man nutzt dort digitale Erfassungssysteme, die via Büro-PC zugänglich sind. Grundsätzlich sind in diesem Fall aber alle oben genannten Methoden zur Zeiterfassung möglich.

Etwas komplizierter verhält sich das Ganze, wenn einzelne Arbeiter:innen hybrid oder gar vollständig aus dem

Homeoffice

arbeiten. Grundlegend ist festzuhalten, dass die Pflicht zur Zeiterfassung auch für die Heimarbeit gilt! Und auch der Vertrauensarbeitszeit steht eine Zeiterfassung laut BAG nicht im Wege. Je nachdem, welche Zeiterfassungsmethode in der Firma genutzt wird, kann es hier aber notwendig werden, zwei verschiedene Systeme zu etablieren. So wird die Arbeitszeit vor Ort im Unternehmen vielleicht per Stempeluhr erfasst, dies ist aber aus dem Homeoffice nicht möglich. So muss für die Remote-Arbeitskräfte eine separate Zeiterfassungslösung angeboten werden. Beliebt sind hier vor allem Zeiterfassungsprogramme für den Geschäfts-Laptop oder aber mobile App-Lösungen. Diese können immer und von überall genutzt werden, was einen großen Vorteil für alle Arbeitnehmer:innen bedeutet, die von unterwegs oder von Zuhause aus arbeiten.

Einen weiteren Sonderfall für die Zeiterfassung stellen Dienstreisen und Dienstgänge dar. Ebenso wie für die Arbeit vor Ort und die Arbeit aus dem Homeoffice gilt die Zeiterfassungspflicht auch für dienstliche Auswärtstätigkeiten jeglicher Art. Bei Dienstgängen bspw. handelt es sich um dienstlich veranlasste Termine, die außerhalb der Arbeitsstätte stattfinden und weniger als 8 Stunden dauern. Wird der Dienstgang von Unternehmen aus gestartet und endet dort auch wieder, ist die Zeiterfassung meist kein Problem. Hier können die stationären Zeiterfassungssysteme der Firma genutzt werden. Anders verhält es sich, wenn die Arbeitsstätte vor oder nach dem Dienstgang nicht aufgesucht wird: Hier müssen ebenso wie für das Homeoffice andere Möglichkeiten geschaffen werden, mit denen die Angestellten ihre Arbeitsstunden erfassen können. Gleiches gilt auch für die

Arbeitszeiterfassung auf Dienstreisen

. Wobei hier in puncto Zeiterfassung noch weitere Dinge zu beachten sind als nur das Zeiterfassungssystem. Vor allem auf Dienstreisen kommt es oft zu Terminen, die nicht den üblichen Tätigkeiten entsprechen (etwa Geschäftsessen) sowie zu Überstunden. Um die Zeiterfassung eindeutig zu halten, gilt es vor Antritt der Reise zu klären, welche Tätigkeiten auf

Dienstreisen als Arbeitszeit

gelten und entsprechend erfasst werden müssen. Viele Unternehmen erstellen hierfür eine spezielle

Reiserichtlinie

, die alle Modalitäten der Dienstreise erklärt. Im besten Fall beinhaltet diese Richtlinie sämtliche Informationen darüber, wie Arbeitszeiten und die Zeiterfassung auf Geschäftsreise gehandhabt werden.

Die Zeiterfassung ist bereits Pflicht und mit dem geplanten Gesetz zur Arbeitszeiterfassung werden die Rahmenbedingungen wohl weiter spezifiziert und die Vorschriften verschärft. Viele Unternehmen sehen das Vorhaben kritisch und argumentieren mit einem höheren bürokratischen Mehraufwand für die Einführung oder Umstellung der Erfassungssysteme nach gesetzlichen Vorgaben. Doch anstatt die Umsetzung der Zeiterfassung als rechtliche Pflicht und Bürde zu verstehen, sollten Unternehmen die Chancen erkennen, die ihnen dadurch eröffnet werden.Arbeitgeber können durch die erfassten Zeitdaten ausführliche Informationen über die geleistete Arbeit ihrer Angestellten erhalten. So können Unternehmen z. B. kontrollieren, ob vorgeschriebene Höchstarbeitszeiten, Pausen und Ruhezeiten wirklich eingehalten werden. Das ist nicht nur wichtig, um das Arbeitszeitgesetz zu wahren, sondern ist auch ein Indikator für die Zufriedenheit und Gesundheit der Mitarbeiter:innen. Die Arbeitszeiterfassung kann Arbeitgeber dabei helfen, ihrer

Fürsorgepflicht

gegenüber den Angestellten nachzukommen, und liefert wichtige Hinweise darauf, wann ein Einschreiten nötig ist (z. B. wenn Ruhepausen zwischen zwei Arbeitseinsätzen wiederholt zu kurz waren). Ein weiterer Vorteil der Arbeitszeiterfassung: Bei entsprechend genauer Dokumentation der Arbeitsstunden, inklusive Verweis auf getätigte Aufgaben, können Unternehmen erkennen, wofür Arbeitsstunden aufgewandt werden. So lässt sich u. a. feststellen, welche Aufgaben im Unternehmen wie viel Zeit in Anspruch nehmen und wo ggf. weitere personelle Unterstützung nötig wäre (etwa, wenn zu viele Überstunden erfasst werden). Und auch Arbeitnehmer:innen profitieren von der Zeiterfassung. Dank der genauen Dokumentation der Arbeitsstunden können Mitarbeitende prüfen, ob ihnen das richtige Gehalt gezahlt wurde und die Lohnabrechnung stimmt. Zudem ist eine genaue Prüfung der Überstunden möglich. Arbeitnehmer:innen können direkt erkennen, ob ihre geleisteten Überstunden korrekt erfasst und/oder korrekt ausbezahlt wurden. Dadurch bietet die Arbeitszeiterfassung sowohl Unternehmen als auch Angestellten die Möglichkeit, die Arbeit transparenter und fairer zu gestalten. Wie es aber in Zukunft mit der Arbeitszeiterfassung weitergeht, bleibt abzuwarten – konkrete rechtliche Vorgaben und Spezifikationen werden sich erst mit dem geplanten Gesetz zur Arbeitszeiterfassung ergeben. Wann dieses verabschiedet wird, ist zum jetzigen Zeitpunkt noch unklar.

TravelPerk ist eine Geschäftsreiseplattform, die es nicht nur erlaubt, Reisen zu planen, zu buchen und zu verwalten, sondern auch das

Tracking der Mitarbeitenden auf Geschäftsreisen

ermöglicht. Durch diese Funktion können Unternehmen der Fürsorgepflicht nachkommen und die Reisen für alle Beteiligten sicherer und angenehmer gestalten – zudem bietet es auch Vorteile für die Zeiterfassung. Dank Live-Standortdaten und Echtzeit-Einsicht aller getätigten Buchungen (Flug, Mietwagen etc.) kann die Reisezeit der Mitarbeiter:innen genau erfasst und eingesehen werden. Dies ermöglicht es sowohl Unternehmen als auch den Reisenden selbst, ihre Zeiten, die sie unterwegs verbracht haben, konkret nachzuvollziehen, was die Zeiterfassung auf Dienstreisen erleichtern kann. Dank Integrationen mit verschiedenen Tools zur Mitarbeiter-Verwaltung und zur Spesenabrechnung wird der Geschäftsreiseprozess zusätzlich vereinfacht, da Buchungen, Reiserouten und auch getätigte Ausgaben den Mitarbeiter:innen direkt zugeordnet werden können – das erhöht nicht nur den Komfort für die Reisenden, sondern schmälert auch den administrativen Aufwand für alle Beteiligten, wie der HR- und Finanzabteilung des Unternehmens.

Die Arbeitszeiterfassung beinhaltet üblicherweise Informationen zu Arbeitsbeginn und -ende sowie zu Pausen. Um die tatsächlich geleistete Arbeitszeit für einen Tag zu ermitteln, werden für gewöhnlich die Pausenzeiten von der Gesamtarbeitszeit des Tages abgezogen oder im Zeiterfassungssystem entsprechend benannt. Dies gewährleistete eine detaillierte Dokumentation aller geleisteten Arbeitsstunden und auch Überstunden. 

Grundlegend sind alle Arbeitgeber und damit auch alle Arbeitnehmer:innen in Deutschland verpflichtet, Arbeitszeiten zu erfassen. Ausnahmen können leitende Angestellte sein, die mit entsprechenden Befugnissen ausgestattet sind, wie etwa der selbstständigen Einstellung und Entlassung von Mitarbeitenden. Es gilt aber auf jeden Fall mit dem Unternehmen abzuklären, ob man sich in einer solch leitenden Position befindet, bevor man die Zeiterfassung nicht durchführt.

Laut Urteil des Bundesarbeitsgerichts von 2022 sind Arbeitgeber in Deutschland ab 2023 dazu verpflichtet, die Arbeitszeit zu erfassen. Die elektronische Zeiterfassung ist hierbei aber noch keine Pflicht. Dies wird sich aber mit dem kommenden Gesetz zur Arbeitszeiterfassung, dessen Entwurf sich noch in Prüfung befindet, ändern. Dieses sieht für einen Großteil der Unternehmen ausschließlich eine elektronische Arbeitszeiterfassung vor, was analoge Systeme hinfällig macht.

Grundlegend muss der Arbeitgeber die erfassten Arbeitsstunden kontrollieren und prüfen, ob die Vorgaben des Arbeitsschutzes und des Arbeitszeitgesetzes bezüglich Mitarbeiterschutz, Höchstarbeitszeit und Pausenzeiten eingehalten werden.