- Personalverwaltung: Hierunter fallen Stellenausschreibungen, Bewerbungsprozesse und Einstellungsverfahren ebenso wie die Gehaltsabrechnung und die Verwaltung von Urlaubs- und Krankheitstagen oder auch Projektverantwortlichkeiten und Stunden. Auch Schulungen, Weiterbildungen sowie die Bereitstellung von Lehrmitteln gehören im weiteren Sinne zum Personalwesen, können aber auch in anderen administrativen Bereichen untergebracht und mitgedacht werden.
- Dokumentenmanagement: Von Verträgen über Rechnungen bis hin zu Unternehmensrichtlinien und -präsentationen sowie Kundendossiers sammeln sich innerhalb eines Betriebs zahlreiche Unterlagen an. Diese gilt es zu sortieren, archivieren, aktualisieren sowie aufzubereiten und für alle Kolleg:innen bei Bedarf verfügbar zu machen.
- Kommunikation: Auch die interne und externe Kommunikation zählt zu den Kernaufgaben der Unternehmensverwaltung. Von Kommunikationskanälen für Kolleg:innen über Kommunikationsstandards beim Kontakt mit Kund:innen und Geschäftspartner:innen bis hin zu Präsentations-, Dokumenten- und E-Mail-Vorlagen sind hier zahlreiche Entscheidungen zu treffen, um die Kommunikation zu vereinheitlichen und auf die Unternehmensidentität abzustimmen.
- Beschaffung von Materialien & Arbeitsmitteln: Was brauchen Mitarbeiter:innen, um ihrer Arbeit produktiv und effektiv nachgehen zu können? Ob Arbeitsgeräte, technische Hard- und Software, Lern- und Lehrmittel, Zettel und Stift oder Obst und Getränke für die Grundverpflegung am Arbeitsplatz: Die Beschaffung und Lagerung all dieser Dinge zählt ebenfalls zu den administrativen Aufgaben.
- Buchführung & Finanzmanagement: Welche Einnahmen und Ausgaben gibt es? Wie sehen die finanziellen Ziele des Unternehmens aus? Welche Rechnungen sind zu begleichen, welche Quittungen aufzubewahren und welche Unterlagen müssen für das Finanzamt aufbereitet werden? Rund ums Budget fallen zahlreiche Verwaltungstätigkeiten an – und auch diese sorgen für einen erheblichen administrativen Aufwand.
- IT-Infrastruktur: Netzwerkadministrator:innen kümmern sich um notwendige Software-Lizenzen, ergreifen Sicherheitsmaßnahmen, um sensible Daten zu schützen, verwalten Computersysteme und stellen so sicher, dass das Unternehmen leistungsfähig bleibt und die Mitarbeiter:innen am Arbeitsplatz sicher und ungestört arbeiten können – egal, ob im Büro, zu Hause oder auf Dienstreisen.
- Terminplanung: Für Pitches, Präsentationen, Projektabschlüsse und Abgaben gibt es Deadlines, die eingehalten werden müssen. Darüber hinaus müssen Zahlungen terminiert, Geschäftstermine geplant, Mitarbeitergespräche koordiniert sowie Kündigungsfristen und Vertragslaufzeiten eingehalten werden.