Der ausführliche Leitfaden zur Erstellung eines Event-Budgets
Was Sie bei der Erstellung eines Event-Budgets beachten sollten
Was möchten Sie mit diesem Teamevent erreichen?
- Möchten Sie zum Beispiel Topperformer motivieren, die Beziehungen in Teams verbessern oder die Arbeit an einem bestimmten Projekt/einer bestimmten Aufgabe vorantreiben?
- Für ein Team-Event oder -Trip gibt es viele gute Gründe. Sie suchen Inspiration für Ihr Event, damit Sie die gewünschten Ziele auch wirklich erreichen? Werfen Sie einen Blick auf die verschiedenen Event-Arten in unserem Leitfaden zur Planung eines Unternehmensevents.
Wer nimmt an dem Event teil?
- Wer muss an dem Event teilnehmen? Dies hängt davon ab, was Sie mit dem Event erreichen möchten.
- Wenn das Event für ein bestimmtes Projekt stattfindet, dann müssen vielleicht nur diejenigen teilnehmen, die an dem Projekt arbeiten werden.
- Besteht das Ziel hingegen darin, die Zusammenarbeit im Team zu fördern, dann sollten so viele Teammitglieder wie möglich dabei sein. Das kann auch bedeuten, dass Sie Mitarbeitende aus verschiedenen Funktionen, Bereichen und Regionen einladen und das Budget dementsprechend anpassen müssen.
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Wie werden Sie den Erfolg des Events messen?
- Unternehmensevents können eine Vielzahl an Vorteilen mit sich bringen: Sie können z. B. Beziehungen im Team verbessern, Mitarbeitende inspirieren und anerkennen sowie die Mitarbeitermotivation und -bindung erhöhen.
- Legen Sie die Vorteile fest, die für Sie am wichtigsten sind, und überlegen Sie sich, wie Sie den Erfolg im Anschluss an das Event messen können.
- Sie könnten beispielsweise nach dem Event Umfragen senden oder Daten zu wichtigen Kennzahlen (z. B. Mitarbeitermotivation und sogar ROI) erfassen.
Konnten Sie aus früheren Events wichtige Lehren ziehen, die Sie für das anstehende Event berücksichtigen sollten?
- Wie hoch war das Budget für Ihre vorherigen Events?
- Wurde bei früheren Events jemals das Budget überschritten?
- Wenn bei früheren Events das Budget überschritten wurde, in welchen Bereichen könnten Sie diese Kosten reduzieren?
- Haben Sie Ihre Ziele bei früheren Events erreicht (je nach erfassten Kennzahlen und Mitarbeiterumfragen)?
- Falls nicht, was können Sie bei künftigen Events anders machen? Gibt es Bereiche, denen Sie dieses Mal ein höheres Budget zuweisen sollten?
Worauf können Sie bei Ihrem Event keinesfalls verzichten? Und was wäre nur eine nette Zugabe?
- Durch die Bestimmung Ihrer Must-haves und Nice-to-haves bekommen Sie einen besseren Überblick darüber, in welchen Bereichen Sie Abstriche machen könnten.
- Zu den Must-haves gehören beispielsweise Catering, Unterkunft und die Location, während Nice-to-haves Dekorationen, Geschenke, teure Unterhaltung etc. sein könnten.
- Wenn das Budget knapp ist, sollten Sie sich überlegen, wo Sie Kompromisse eingehen können. Wenn Ihre Wunsch-Location zu teuer ist, kommt vielleicht eine günstigere Alternative in Frage?
Was tun Sie, wenn etwas schiefgeht?
- Wie können Sie sich auf unerwartete Probleme vorbereiten (Probleme beim Transport, schlechtes Wetter, gesundheitliche Probleme)?
- Wie viel können Sie bei der Budgeterstellung für Notfälle beiseite legen?
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Was gehört in ein Eventbudget?
Transport und Unterkunft
- Wer muss zum Event anreisen?
- Wie werden die Teilnehmenden anreisen (Flugzeug, Zug, Auto etc.)?
- Wie viele Personen benötigen eine Unterkunft?
- Welche Optionen haben Sie bezüglich der Unterkunft (Hotels, Airbnbs etc.)?
- Können Sie Rabatte für Gruppenbuchungen oder Firmenrabatte in Anspruch nehmen?
- Was sind die Prioritäten im Hinblick auf den Transport und die Unterkunft: Geld sparen, Zeit sparen (Unterkunft nah an der Location) und/oder individuelle Präferenzen?
- Wie gehen Sie mit unerwarteten Umständen um (z. B. verspätete Flüge)?
Location
Verpflegung
Aktivitäten und Unterhaltung
- Geht es bei dem Event in erster Linie um ein Projekt, dann können Sie sich bei der Unterhaltung auf das Minimum beschränken (planen Sie ein paar Icebreaker-Aktivitäten oder lustige Spiele, nachdem der wichtigste Teil des Events vorüber ist).
- Wenn es bei dem Event darum geht, dass die Teilnehmenden etwas lernen, dann sollten Sie beispielsweise in Erwägung ziehen, externe Redner:innen zu engagieren.
- Ist der Aufbau von Beziehungen das Ziel, dann buchen Sie Expert:innen im Teambuilding, die einige Icebreaker und andere Aktivitäten organisieren.
- Sind Motivation oder die Belohnung der Sinn und Zweck des Events, dann könnten Sie etwas mehr Geld vom Budget für die Unterhaltung einplanen und beispielsweise einen Musiker oder Comedian engagieren.
Deko und Geschenke
Eventmarketing
Logistisches
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So behalten Sie den Überblick über die Ausgaben in Ihrem Eventbudget
Unser ausgefeiltes Reporting-Dashboard stellt wichtige Daten visuell dar, darunter die buchende Person, die Transportmittel, Art der Buchung, Stornierungen, erstattungsfähige Mehrwertsteuer und mehr. So verschaffen Sie sich im Handumdrehen einen Überblick über die eigentlichen Kosten und können diese den Stakeholdern vorlegen.Möchten Sie mehr darüber erfahren, wie Sie mit TravelPerk Events Ihr Eventbudget verwalten können? Buchen Sie noch heute eine personalisierte Live-Demo.
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Gestalten Sie Geschäftsreisen einfacher. Für immer.
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