8 Tipps zur Planung eines Offsite-Events
Wurden Sie damit beauftragt, ein Offsite-Event, also einen Team- oder Betriebsausflug zu planen?Event- und Büromanager:innen sowie Verwaltungsmitarbeitende wissen allzu gut, dass die Planung eines Teamevents einige Herausforderungen mit sich bringt. Und vielleicht ist es das erste Mal seit Langem (oder überhaupt), dass Ihr Unternehmen seine Mitarbeitenden auf einen Betriebsausflug einlädt.Heute sind viele Unternehmen geografisch aufgeteilt und Remote-Teams kommen immer häufiger vor. In diesen Fällen ist es sehr wichtig, dass Sie Ihre Teammitglieder hin und wieder zu einem persönlichen Treffen einladen, um die Unternehmenskultur wieder aufblühen zu lassen.Je nachdem, von wo die Teilnehmenden anreisen, sind sie vielleicht mehrere Stunden unterwegs. Geschäftsreisen dieser Art zu planen, kann schnell zu einer komplizierten Mammutaufgabe ausarten.Aber keine Sorge – das geht nicht nur Ihnen so. Die meisten Verwaltungsmitarbeitenden, die an der Umfrage zur Teambuilding-Statistik von TravelPerk teilgenommen haben, gaben an, dass sie jeden Monat ein Teamtreffen planen. 36 % organisieren derzeit einen Betriebsausflug.Der Planungsprozess muss nicht überwältigend sein. Die folgenden acht Fragen helfen Ihnen dabei, den Brainstorming-Prozess in Gang zu bringen, damit Ihr externes Meeting reibungslos abläuft, Spaß macht und in Erinnerung bleibt.1) Was möchten Sie mit dem Offsite-Event erreichen?
Als Erstes müssen Sie sich überlegen, welchen Zweck Sie verfolgen. Dazu müssen Sie das große Ganze betrachten und sich fragen, warum Sie überhaupt einen Betriebsausflug planen. Dies ist vor allem wichtig, wenn Sie Stakeholder davon überzeugen müssen, für das Event zusätzliche finanzielle Mittel zur Verfügung zu stellen.Es gibt viele gute Gründe für einen Betriebsausflug oder Team-Retreat: Sei es die Förderung der Beziehungen im Team und die Verbesserung der Zusammenarbeit oder die Steigerung der Performance, der Mitarbeitermotivation oder Teammoral.Die Mitarbeitermotivation kann den Erfolg eines Unternehmens gehörig beeinflussen. Laut Gallup ist die Teamleistung in Geschäftsbereichen mit hoher Motivation höher. Zudem werden 81 % weniger Fehlzeiten und eine um 14 % höhere Produktivität verzeichnet. Die Steigerung der Mitarbeitermotivation ist also ein guter Grund für einen Betriebsausflug. Denn bis zu 55 % der Mitarbeitermotivation wird laut McKinsey durch nicht finanzielle Anerkennung gefördert. Ein Unternehmensevent kann eine wichtige Rolle dabei spielen, Ihren Mitarbeitenden Anerkennung zu zeigen.2) Wer sollte am Betriebsausflug teilnehmen?
Nachdem Sie Ihre Ziele ermittelt haben, stellt sich die Frage, wer dabei sein sollte. Je nach Location und den geplanten Aktivitäten könnten Sie ein gesamtes Team, mehrere Teams oder das komplette Unternehmen einladen.Wenn Sie die Teilnehmerliste schreiben, sollten Sie den Zweck des Events im Auge behalten. Möchten Sie vielleicht bestimmte Teams oder Mitarbeitende belohnen oder schweben Ihnen bestimmte Aufgaben vor, die erledigt werden sollen? Natürlich spielt auch die Location eine Rolle, zu der die Teilnehmenden kommen müssen.Fordern Sie die eingeladenen Teilnehmer:innen auf, bis zu einem bestimmten Datum zuzusagen, damit Sie genau wissen, wer kommt. Sie müssen schließlich wissen, für wie viele Personen Sie eine Location, Unterhaltung und Verpflegung organisieren müssen. Mit einer All-in-one-Reisebuchungs- und Eventmanagementplattform wie TravelPerk Events haben Sie immer einen Überblick darüber, wie viele bereits zugesagt haben. Sie können auch Erinnerungen an jene senden, deren Zusage noch aussteht. Außerdem können Sie die Teilnehmenden mühelos über Planänderungen informieren.3) Wie sieht ein erfolgreicher Betriebsausflug aus? Wie stellen Sie sicher, dass das Teamevent zum Erfolg wird?
Überlegen Sie sich, anhand welcher Kennzahlen Sie den Erfolg des Events messen können, damit Sie danach ermitteln können, ob und wie erfolgreich der Betriebsausflug war.Wenn Sie beispielsweise das Ziel verfolgen, die Beziehungen in Ihren Teams zu fördern, könnten Sie nach dem Event eine kurze Umfrage an die Teilnehmenden senden und die Teammitglieder fragen, ob die Veranstaltung ihnen dabei geholfen hat, mindestens eine neue Person im Unternehmen kennenzulernen (das machen wir auch so hier bei TravelPerk).4) Was haben Sie aus früheren Veranstaltungen gelernt und wie können Sie dies für das anstehende Event nutzen?
Jedes Event bietet Möglichkeiten zum Lernen. Wenn Sie in der Vergangenheit bereits einige Betriebsevents organisiert haben, dann ziehen Sie Ihre Aufzeichnungen zurate.Vielleicht haben Sie sich Fehler notiert, die Sie keinesfalls wiederholen sollten. Vielleicht haben Sie das letzte Mal aufgrund unvorhersehbarer Umstände das Budget überschritten. Dann sollten Sie für das nächste Mal einen Plan B parat haben. Oder vielleicht gab es logistische Probleme, die Sie dieses Mal durch eine strategische Planung und Problemlösung vermeiden können. Vergessen Sie beispielsweise nicht, einige Regeln für das Event aufzustellen, und planen Sie auch ausreichend freie Zeit ein, damit das Event nicht zu stressig wird.Sie sollten jedoch auch aus Ihren Erfolgen lernen. Haben Sie letztes Jahr ein Event geplant mit einer Aktivität, die bei allen gut ankam? Eventuell passt diese Aktivität ja wieder in das anstehende Event?5) Was brauchen Sie auf jeden Fall und worauf könnten Sie verzichten?
Ein Betriebsausflug kostet Geld. Wenn Ihr Budget begrenzt ist, können Sie vielleicht an einigen Ecken sparen.Notieren Sie sich alle Must-haves, bei denen Sie keine Abstriche machen möchten. Sind Sie bereit, Ihr Budget in einem Bereich zu senken, damit Sie in einem anderen mehr Geld ausgeben können? Wären Sie beispielsweise bereit, die günstigere Location auszuwählen, damit das Budget für einen bekannten Entertainer ausreicht?Im Hinblick auf den Transport haben Sie einige Möglichkeiten zu sparen. Achten Sie jedoch auf den Komfort der Teilnehmenden. Mit einer Plattform wie TravelPerk können Sie nach Reiserabatten für Unternehmen suchen, somit können Sie Geld sparen und gleichzeitig hochwertige Reisen buchen.6) Wie hoch ist Ihr Budget?
Die Budgetierung ist ein wichtiger Bestandteil der Planung eines Betriebsausflugs. Sie müssen für jeden Aspekt des Events die geschätzten Kosten ermitteln. Das schließt alles ein, von der Anreise über die Unterkunft bis hin zur Location, Verpflegung, Unterhaltung, Moderator:innen für Teambuilding-Aktivitäten, Event-Marketing und vieles mehr.Für die Budgeterstellung können Sie unsere kostenlose Vorlage zur Erstellung eines Eventbudgets herunterladen.8) Wie können Sie die Teammitglieder involvieren und motivieren?
Wie können Sie Mitarbeitende dazu bringen, dass sie beim Event dabei sind?Um die Vorfreude auf Ihr Event bei den Teilnehmenden zu wecken, sollten Sie einen Ablaufplan mit einer Vielzahl unterhaltsamer Programmpunkte zusammenstellen. Außerdem ist es sehr wichtig, dass die Teilnehmenden etwas von dem Event mit nach Hause nehmen können, sei es eine neue Kompetenz, eine berufliche Weiterentwicklung oder einfach schöne Erinnerungen.Wenn Sie sich nicht sicher sind, worauf Ihre Mitarbeitenden Lust haben, könnten Sie im Vorfeld eine Umfrage durchführen, um die Interessen und Vorlieben herauszufinden.?)
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