2. Controla el cumplimiento de la política de viajes
Como gerente de viajes, una de tus mayores responsabilidades es asegurarse de que tu empresa tenga una política de viajes clara y actualizada. Pero ese es solo el primer paso. Dado que un alto cumplimiento es la forma número uno de reducir los costes de viaje, también debes asegurarte de que se respete la política.Por supuesto, eso no significa que debas hacer de detective y perseguir a tus viajeros por sus transgresiones. La razón para realizar un seguimiento de las transgresiones es poder detectar tendencias que podrían decirte algo sobre cómo está funcionando tu política. Quizás tus viajeros no entiendan las reglas o simplemente necesiten un recordatorio; tal vez un cambio de política pudiera ser necesario.Para averiguarlo, analiza los datos que tienes sobre las reservas fuera de la política. ¿Hay ciertos departamentos que sobrepasan más que otros? Quizás requieran más flexibilidad. ¿Tienes una cantidad sorprendente de reservas fuera de la política para un destino en particular? Quizás deberías considerar los precios de los hoteles y ver si es posible establecer un límite algo poco más alto para esa ciudad.Las plataformas de gestión de viajes que te permiten personalizar la política de viaje pueden ser de gran ayuda cuando se trata de analizar los datos de cumplimiento y realizar los cambios necesarios, sin tener que actualizar tu política global.3. Supervisa la implementación de tecnología.
Tu empresa puede suscribirse al software de viaje más avanzado, pero si tus viajeros no saben cómo usarlo, no lo estás aprovechando al máximo.Asegúrate de que tus viajeros sepan para qué sirven todas las herramientas (plataformas de gestión de viajes, sistemas de reserva, herramientas de gastos, etc.), cuáles son sus características y por qué se ha elegido implementarlas. La transparencia fomenta el uso correcto de estas al hacer que los viajeros se sientan más involucrados.Si el software que estás utilizando no es demasiado intuitivo, organiza sesiones de aprendizaje y enseña a tus viajeros sus funciones. Mejor aún, elige una plataforma de gestión de viajes fácil de usar que venga con una herramienta de reserva incorporada y se integre con aplicaciones de gastos para que tus viajeros puedan hacer todo desde una plataforma única y fácil de usar.4. Di no a la microgestión
La forma más efectiva de ahorrarte tiempo es evitando la microgestión, tendrá múltiples efectos positivos en la cultura de viajes de negocios de tu empresa.Reservar todos los viajes de los empleados por tu cuenta o aprobar todas sus solicitudes no es sostenible a largo plazo, especialmente si tu empresa está creciendo y todos los procesos necesitan ser escalados.Las cadenas interminables de correos electrónicos siempre conducen a demoras en las reservas y a perder buenas ofertas, lo que puede perjudicar los resultados de tu empresa. Por otro lado, dar autonomía a los viajeros y permitirles que reserven sus viajes te puede quitar mucho peso de encima, y no tiene por que acabar en un caos.Entonces, ¿cómo escapar de las garras de la microgestión? Podrías intentar dejar que tus viajeros reserven sus propios viajes en páginas webs para consumidores pero esto conduciría rápidamente al caos. Aunque estarías dando a tus viajeros la libertad y la flexibilidad que desean, también estarías aumentando las posibilidades de reservas fuera de la política y harías la vida del equipo de finanzas muy complicada.Una alternativa es utilizar una plataforma de gestión de viajes corporativos que cuente con una herramienta de reserva inteligente y anime a los viajeros a reservar viajes por sí mismos. Puedes introducir tu política de viaje en estas plataformas y personalizar los procesos de aprobación (aceptar ciertas solicitudes automáticamente y solicitar la aprobación de otras) para que no tengas que llevar de la mano a tus empleados en cada paso del camino. Estas plataformas se integran con mercados populares como Airbnb y Kayak, para que tus viajeros puedan obtener lo que suelen buscar en las páginas web para consumidores en un solo lugar.6. Sé amable con tus viajeros
Ser bueno con la tecnología y los números es una cosa, pero la parte más importante del complejo conjunto de habilidades de un gerente de viajes es ser bueno con las personas.No importa en qué departamento trabajes oficialmente, cuando tratas con personas, cruzas al campo de RR.HH. Brindar una buena experiencia de viaje se convierte en tu misión, y si bien no podrás influir personalmente en todos los aspectos, debes ser paciente, empático y amable. Siempre ten en cuenta los mejores intereses de tus viajeros, ya sea en la reserva, los cambios en el horario o las emergencias con las que los estés ayudando.Los viajeros felices acostumbran a reservar más a menudo dentro de la política. Mantenerlos satisfechos en última instancia, hará que tu trabajo sea más fácil y que tu gerente también esté contento. Puede parecer contraproducente, pero dar libertad a los viajeros en realidad te da más control sobre los gastos de viaje, que es algo que tu equipo de finanzas apreciará.