- Reserva y aprobación de viajes
- Elaboración de políticas de viajes y procesos de aprobación
- Garantizar el cumplimiento de la política de viajes
- Implementación de tecnología para agilizar procesos
- Optimizar los gastos de viaje
- Comunicación con viajeros y las partes interesadas
- Medición de los KPI de los gastos de viaje
- Asegurarse de que la empresa cumpla con su deber de cuidado a través de un plan de gestión de riesgos de viaje
Los 7 hábitos de los gerentes de viajes altamente efectivos
Para los gerentes de viajes que desean estar al tanto de todas sus responsabilidades, es esencial saber cómo priorizar y delegar tareas.Cuándo debes mejorar la experiencia del viajero, ahorrar en gastos de viaje, mantener contentos a los interesados con informes regulares, seleccionar el mejor software de gestión de viajes (y luego difundirlo dentro de tu empresa) y quién sabe qué más, no puedes esperar hacerlo todo por tu cuenta y a la vez.Escribe una lista de tus tareas diarias más comunes, clasifícalas en orden de importancia y piensa cuáles es absolutamente necesario hacer personalmente. Delega el resto. Luego, cada día, clasifica tus tareas por urgencia y siempre completa una antes de pasar a la siguiente.Los sistemas de gestión de viajes pueden ser realmente útiles cuando intentas ahorrar algo de tiempo. Por ejemplo, puedes externalizar la asistencia en viaje (las plataformas modernas de gestión de viajes cuentan con servicio de asistencia 24/7) para que no tengas que atender llamadas cuando algo sale mal. También puedes realizar un seguimiento de tus viajeros en tiempo real, directamente desde el panel de control, para poder concentrarte en tus tareas sin tener que preocuparte de dónde podrían estar.
Como gerente de viajes, una de tus mayores responsabilidades es asegurarse de que tu empresa tenga una política de viajes clara y actualizada. Pero ese es solo el primer paso. Dado que un alto cumplimiento es la forma número uno de reducir los costes de viaje, también debes asegurarte de que se respete la política.Por supuesto, eso no significa que debas hacer de detective y perseguir a tus viajeros por sus transgresiones. La razón para realizar un seguimiento de las transgresiones es poder detectar tendencias que podrían decirte algo sobre cómo está funcionando tu política. Quizás tus viajeros no entiendan las reglas o simplemente necesiten un recordatorio; tal vez un cambio de política pudiera ser necesario.Para averiguarlo, analiza los datos que tienes sobre las reservas fuera de la política. ¿Hay ciertos departamentos que sobrepasan más que otros? Quizás requieran más flexibilidad. ¿Tienes una cantidad sorprendente de reservas fuera de la política para un destino en particular? Quizás deberías considerar los precios de los hoteles y ver si es posible establecer un límite algo poco más alto para esa ciudad.Las plataformas de gestión de viajes que te permiten personalizar la política de viaje pueden ser de gran ayuda cuando se trata de analizar los datos de cumplimiento y realizar los cambios necesarios, sin tener que actualizar tu política global.
Tu empresa puede suscribirse al software de viaje más avanzado, pero si tus viajeros no saben cómo usarlo, no lo estás aprovechando al máximo.Asegúrate de que tus viajeros sepan para qué sirven todas las herramientas (plataformas de gestión de viajes, sistemas de reserva, herramientas de gastos, etc.), cuáles son sus características y por qué se ha elegido implementarlas. La transparencia fomenta el uso correcto de estas al hacer que los viajeros se sientan más involucrados.Si el software que estás utilizando no es demasiado intuitivo, organiza sesiones de aprendizaje y enseña a tus viajeros sus funciones. Mejor aún, elige una plataforma de gestión de viajes fácil de usar que venga con una herramienta de reserva incorporada y se integre con aplicaciones de gastos para que tus viajeros puedan hacer todo desde una plataforma única y fácil de usar.
La forma más efectiva de ahorrarte tiempo es evitando la microgestión, tendrá múltiples efectos positivos en la cultura de viajes de negocios de tu empresa.Reservar todos los viajes de los empleados por tu cuenta o aprobar todas sus solicitudes no es sostenible a largo plazo, especialmente si tu empresa está creciendo y todos los procesos necesitan ser escalados.Las cadenas interminables de correos electrónicos siempre conducen a demoras en las reservas y a perder buenas ofertas, lo que puede perjudicar los resultados de tu empresa. Por otro lado, dar autonomía a los viajeros y permitirles que reserven sus viajes te puede quitar mucho peso de encima, y no tiene por que acabar en un caos.Entonces, ¿cómo escapar de las garras de la microgestión? Podrías intentar dejar que tus viajeros reserven sus propios viajes en páginas webs para consumidores pero esto conduciría rápidamente al caos. Aunque estarías dando a tus viajeros la libertad y la flexibilidad que desean, también estarías aumentando las posibilidades de reservas fuera de la política y harías la vida del equipo de finanzas muy complicada.Una alternativa es utilizar una plataforma de gestión de viajes corporativos que cuente con una herramienta de reserva inteligente y anime a los viajeros a reservar viajes por sí mismos. Puedes introducir tu política de viaje en estas plataformas y personalizar los procesos de aprobación (aceptar ciertas solicitudes automáticamente y solicitar la aprobación de otras) para que no tengas que llevar de la mano a tus empleados en cada paso del camino. Estas plataformas se integran con mercados populares como Airbnb y Kayak, para que tus viajeros puedan obtener lo que suelen buscar en las páginas web para consumidores en un solo lugar.
Como gerente de viajes, tienes la información necesaria para hacer un seguimiento de los indicadores de rendimiento clave en relación con los presupuestos de viaje de tu empresa y los estándares de la industria.Lo que debes hacer es asegurarte de que tu idea de los mejores KPI para medir esté alineada con la del equipo de gestión de la empresa. Los números que son significativos para ti podrían no ser los mismos que los interesados desean ver.Habla con tus gerentes y equipo de finanzas sobre las métricas que necesitan que les proporciones. Una estrategia de gestión de viajes solo es efectiva si se alinea con los objetivos comerciales generales de la empresa, así que asegúrate de estar en la misma página desde el principio.
Ser bueno con la tecnología y los números es una cosa, pero la parte más importante del complejo conjunto de habilidades de un gerente de viajes es ser bueno con las personas.No importa en qué departamento trabajes oficialmente, cuando tratas con personas, cruzas al campo de RR.HH. Brindar una buena experiencia de viaje se convierte en tu misión, y si bien no podrás influir personalmente en todos los aspectos, debes ser paciente, empático y amable. Siempre ten en cuenta los mejores intereses de tus viajeros, ya sea en la reserva, los cambios en el horario o las emergencias con las que los estés ayudando.Los viajeros felices acostumbran a reservar más a menudo dentro de la política. Mantenerlos satisfechos en última instancia, hará que tu trabajo sea más fácil y que tu gerente también esté contento. Puede parecer contraproducente, pero dar libertad a los viajeros en realidad te da más control sobre los gastos de viaje, que es algo que tu equipo de finanzas apreciará.
¿Cómo saber si el proceso de gestión de viajes que implementaste está funcionando si no hablas con las personas que lo usan?No permitas que tus viajeros se quejen en silencio de los fallos del proceso actual de tu empresa ni hablen mal entre ellos al respecto. Dales la oportunidad de hablar sobre su experiencia contigo.Puedes organizar una reunión o enviar una encuesta preguntándoles qué les gusta y qué cambiarían en lo que respecta a la tecnología, los procesos, las opciones, etc. Si tienes en cuenta su opinión sobre las cosas, harás todo lo posible para hacer ajustes y optimizar la satisfacción de los viajeros.
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