La guía completa para elaborar el presupuesto de un evento
Aspectos que hay que tener en cuenta al elaborar el presupuesto de un evento
¿Cuáles son los objetivos del evento de equipo?
- Por ejemplo, ¿quieres motivar a los que tienen mejor rendimiento, crear vínculos entre equipos o trabajar en una tarea o un proyecto en concreto?
- Existen muchos motivos para planificar un evento corporativo o un viaje de empresa. ¿Necesitas ideas para decidir qué evento se adapta más a tu organización? ¿Quieres conocer algunos tipos de eventos? Consulta nuestra guía para la planificación de eventos corporativos.
¿Quién va a asistir al evento?
- Teniendo en cuenta los objetivos del evento, ¿quién tiene que asistir?
- Si el evento gira en torno a un proyecto determinado, quizá solo deban asistir algunos miembros del equipo.
- Por el contrario, si el objetivo es crear vínculos, conviene crear un entorno inclusivo. Esto supone invitar a personas de más puestos y ubicaciones, y adaptar el presupuesto en consecuencia.
¿Cómo se va a medir el éxito del evento?
- Los eventos corporativos pueden tener varias ventajas para las organizaciones, como mejorar las relaciones del equipo, favorecer la motivación, ofrecer recompensas, aumentar el compromiso de los empleados, fomentar la retención de talento, etc.
- Establece cuáles son las ventajas más importantes para tu empresa y elabora un plan para medir los logros después del evento.
- Puedes hacerlo a través de encuestas tras el evento o mediante la recopilación de datos sobre parámetros importantes, como el compromiso de los empleados y el retorno de la inversión del evento.
¿Puedes aplicar en este evento las lecciones aprendidas de eventos pasados?
- ¿Cuál fue el presupuesto para los eventos anteriores?
- ¿Se superó el presupuesto en alguno de los eventos anteriores?
- Si en algún evento anterior te pasaste del presupuesto, ¿en qué áreas puedes reducir el exceso de gasto?
- ¿Los eventos anteriores cumplieron sus objetivos (según las opiniones y los datos de la encuesta a los empleados)?
- Si los eventos anteriores no cumplieron los objetivos, ¿cómo puedes solucionarlo para eventos futuros? ¿Hay áreas a las que se debe asignar más presupuesto?
¿Cuáles son los elementos esenciales del evento y cuáles son opcionales?
- Al definir qué elementos son esenciales y cuáles son simplemente extras, tendrás una mejor idea de dónde puedes reducir los gastos del evento.
- Dentro de los esenciales estaría la comida, el alojamiento y el alquiler de espacios; dentro de los elementos opcionales estarían los obsequios, los kits de regalo, las opciones de entretenimiento más caras, etc.
- Si el presupuesto es un problema, piensa a qué se podría renunciar para hacer ciertas concesiones. Por ejemplo, si el sitio ideal es bastante caro, ¿hay alguna alternativa más barata que pueda valer?
¿Qué harás si las cosas salen mal?
- ¿Cómo puedes prepararte para los obstáculos inesperados (problemas en el viaje, mal tiempo o emergencias sanitarias)?
- ¿Cuánto puedes asignar al fondo para imprevistos durante la planificación del presupuesto?
Qué debes incluir en el presupuesto de un evento
Viaje y alojamiento
- ¿Quién tiene que viajar al evento?
- ¿En qué medio de transporte llegarán los viajeros al evento (avión, tren, coche, etc.)?
- ¿Cuántas personas necesitan alojamiento?
- ¿Qué tipos de opciones de alojamiento existen (hoteles, alojamientos de Airbnb, etc.)?
- ¿Podemos tener acceso a tarifas grupales o descuentos corporativos?
- ¿Cuáles son nuestras prioridades a la hora de reservar viajes y alojamiento (ahorrar dinero, proximidad al evento, preferencias de las personas que viajan)?
- ¿Cómo vamos a afrontar los imprevistos que puedan surgir (como retrasos en los vuelos)?
Lugar de celebración
Comida y bebida
Actividades y entretenimiento
- Si el evento está orientado principalmente a un proyecto, puedes reducir las actividades de entretenimiento (o plantear actividades para romper el hielo o una actividad divertida cuando haya concluido la tarea principal).
- En caso de que sea el aprendizaje uno de los principales objetivos, un ponente externo puede ser una buena opción.
- Si el objetivo es crear vínculos, un dinamizador de team building puede preparar una serie de actividades para romper el hielo.
- Si lo que quieres es motivar y recompensar, puedes reservar parte del presupuesto para contratar a un músico o un cómico.
Obsequios del evento
Marketing del evento
Logística
Cómo controlar los gastos en el presupuesto del evento
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