Selbstständige Buchung von Geschäftsreisen

Wenn es eine Sache gibt, die modernen Arbeitnehmer:innen nicht gefällt, dann ist es Mikromanagement, insbesondere bei Dingen, die sie einfach selbst erledigen können. Flexibilität im Job ist für viele Arbeitnehmer:innen ein wichtiger Faktor, auch bei der Buchung und Planung von Geschäftsreisen. Darüber hinaus hat eine gute Work-Life-Balance für viele Mitarbeiter:innen hohe Priorität.

Das Problem mit Geschäftsreise-Management

Die neue Generation von Geschäftsreisenden ist technikaffin und weniger geneigt, sich an strenge und veraltete Reiserichtlinien und -methoden zu halten. Unternehmen, die die Bedeutung von Mitarbeiterzufriedenheit erkennen, passen die Methoden an, mit denen Geschäftsreisende ihre Reisen buchen und organisieren können.

Geschäftsreisende gehen zunehmend eigene Wege. Warum? Sie ziehen es einfach vor, selbst zu buchen, statt den Weg über eine Agentur zu gehen. Die Selbstbuchung ermöglicht es ihnen, Punkte zu sammeln, mit ihren bevorzugten Airlines zu fliegen und sogar umweltfreundliche Optionen wie Zugfahrten anstelle von Flügen zu wählen. Reiseagenturen bieten nicht immer die Optionen und Freiheit, die sich Reisende bei der Planung wünschen. Ohne Zwischenhändler sparen Geschäftsreisende Zeit, die sie sonst für das übliche Hin- und Her bei der Reisebuchung aufwenden würden. Insgesamt ist die selbstständige Buchung einfach weniger irritierend und oft zufriedenstellender.

Traditionelle Methoden der Geschäftsreiseverwaltung tendieren außerdem dazu, teurer zu sein als selbstorganisierte Reisen. Die Buchung durch Reisemanager:innen, Abteilungsleiter:innen oder Assistent:innen erfordert zusätzlichen Aufwand, der die Produktivität behindert und Admin-Teams unnötig belastet.

3 Gründe für die selbstständige Buchung von Geschäftsreisen

Die Lösung ist ganz einfach: Lassen Sie Geschäftsreisende ihre Reisen selbst buchen! Aber tun sie das strategisch. Mitarbeiter:innen können Geschäftsreise-Plattformen nutzen, um ihre eigenen Geschäftsreisen mit der gleichen Freiheit zu buchen wie ihre privaten Reisen und sich dabei innerhalb der Reiserichtlinien bewegen.

Mit einer Geschäftsreise-Plattform können Sie:

die Mitarbeiterzufriedenheit erhöhen

die Einhaltung der Reiserichtlinien verbessern

Geld für das Unternehmen sparen

Im Folgenden erläutern wir im Detail, warum Sie Ihren Mitarbeiter:innen erlauben sollten, ihre eigenen Reisen zu buchen.

1. Höhere Mitarbeiterzufriedenheit

Mitarbeiter:innen, die ein gewisses Maß an Kontrolle haben, sind häufig zufriedener im Job. Viele moderne Geschäftsreisende recherchieren gern eigenständig zum Reiseziel und den Reiseoptionen.

Die heutigen Geschäftsreisenden bevorzugen eine Reise, die sie sich selbst zusammenstellen können. Sie entscheiden bei Geschäftsreisen genauso wie bei privaten Reisen: Sie suchen Infos zur Reisebuchung online und wählen das aus, was ihnen am besten passt. Niemand mag stark eingeschränkte Auswahlmöglichkeiten. Ein:e Mitarbeiter:in bevorzugt vielleicht ein Hotelzimmer im Stadtzentrum, direkt im Geschehen. Ein:e andere:r möchte womöglich lieber ein Airbnb in einer ruhigen Wohngegend buchen, mit einer Küche, um am Ende des Tages eine gesunde Mahlzeit zu kochen. Veraltete Methoden des Reisemanagements lassen solche Optionen oft nicht zu, aber heute ist das alles möglich.

Für viele Menschen bedeutet häufiges Reisen auch Stress, der wiederum erhebliche Auswirkungen auf die Gesundheit haben kann. Wenn Mitarbeiter:innen gezwungen sind, außerhalb ihrer gewünschten Bedingungen zu reisen, können langfristige Konsequenzen die Folge sein, darunter psychische Belastungen, und folglich unzufriedene und weniger leistungsfähige Mitarbeiter:innen.

Außerdem beinhalten moderne Geschäftsreisen heute nicht mehr nur geschäftliche Themen – auch die Freizeitplanung wird immer wichtiger. Die Mehrheit der Geschäftsreisenden erweitert heutzutage ihre Geschäftsreisen um Freizeitaktivitäten. Sie möchten entdecken und erkunden – und einige suchen auch nach den perfekten Instagram-Shots. Ein flexibler Zeitrahmen für Reisende, sodass sie länger bleiben und die Gegend erkunden oder früher abreisen können, um einen Tag für sich zu haben, ist heute eher eine Notwendigkeit als ein Bonus. Kontrolle und Flexibilität bei der Geschäftsreiseplanung tragen dazu bei, dass Mitarbeiter:innen sich wohlfühlen und leistungsfähig sein können.

2. Mitarbeiter:innen finden die besten Angebote

Selbstständige Buchungen sind nicht nur ein Vorteil für Geschäftsreisende – Unternehmen können auch Geld sparen, indem sie Mitarbeiter:innen erlauben, ihre eigenen Reisen zu buchen. Mit der Implementierung einer Richtlinie, die selbstständige Buchungen ermöglicht, zeigen Sie Offenheit und Vertrauen gegenüber Ihren Mitarbeiter:innen und fördern eigenverantwortliches Arbeiten, was letztlich Einsparungen für das Unternehmen bedeutet.

Traditionelle Buchungsrouten für Geschäftsreisen sind mit einigen Nachteilen belastet. Seiten für die Buchung von Freizeitreisen bieten häufig unzureichende Erstattungsoptionen und nur eingeschränkten Kundensupport. Geschäftsreiseagenturen haben oft über dem Markt liegende Reisepreise, und sperrige traditionelle Unternehmenssoftware ist übermäßig kompliziert und oft nicht nutzerfreundlich. Diese Erfahrungen sind unangenehm für Mitarbeiter:innen und langfristig ein Problem für das Unternehmen.

Wenn Geschäftsreisende hingegen selbstständig agieren dürfen, haben sie oft Spaß daran, die besten Deals zu finden und ihre eigenen Punkte und Prämien aufzustocken. Viele Geschäftsreisende bevorzugen ein Airbnb anstelle eines Hotels (Airbnbs können bis zu 40 % günstiger sein als Hotels, insbesondere durch ihre Wochenrabatte bei längeren Reisen). Geschäftsreisende sind normalerweise gut informiert und nehmen sich die Zeit, Reviews zu lesen. Sie sind nicht bereit, Geld für etwas auszugeben, wenn sie schon vorab Hinweise darauf finden, dass sie keine guten Erfahrungen machen werden.

Unternehmen, die diesen neuen Ansatz annehmen, können so ihre Ausgaben und Einsparungen für Geschäftsreisen optimieren und gleichzeitig eine Unternehmenskultur schaffen, an der Mitarbeiter:innen gerne teilhaben.

3. Bessere Reisemanagement-Plattformen

Das Reisemanagement entfernt sich von Mikromanagement und Einschränkungen hin zu mehr Vertrauen, Transparenz und Leichtigkeit.

Moderne Reisemanagement-Tools erleichtern es Geschäftsreisenden, ihre eigenen Reisen im Rahmen der Unternehmensrichtlinien zu buchen, sodass Reisemanager:innen die Kosten leicht kontrollieren können, ohne zu sehr ins Detail gehen zu müssen. Mitarbeiter:innen werden keine Buchungssoftware nutzen, die Ihnen nicht zusagt. Wenn Sie ihnen aber eine anbieten, die ihren Vorstellungen entspricht, ist es weniger wahrscheinlich, dass sie eigenmächtig handeln und auf eine andere Plattform ausweichen.

Reisemanager:innen können weiterhin das Budget, die Richtlinien und das Reiseprogramm über diese Plattformen steuern. Dabei stellen automatisierte Spesenabrechnungen eine kosteneffiziente Lösung für moderne Unternehmen dar. Eine automatisierte Reisekostenabrechnung ermöglicht unter anderem:

Einblicke, wie Ihre Mitarbeiter:innen reisen und Geld ausgeben. Damit können Sie Ihre Reiserichtlinie gezielt anpassen.

Produktivitätssteigerung, indem Mitarbeiter:innen mehr Zeit für essenzielle Aufgaben haben und weniger Ressourcen dafür aufwenden, ihre Ausgaben zu sortieren.

Es gibt eigentlich keinen Grund, Ihren Mitarbeiter:innen nicht zu erlauben, ihre eigenen Reisen zu buchen, da sich das Reisemanagement vom veralteten Modell der Geschäftsreiseagentur entfernt hat.

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Fazit: die Vorteile der Selbstbuchung für Geschäftsreisen

Geschäftsreisen selbst zu buchen, ist nicht nur ein Plus für die Reisenden selbst, sondern auch für das Unternehmen. Indem Mitarbeiter:innen ihre eigenen Reisen planen und buchen, gewinnen sie an Autonomie und Zufriedenheit. Das fördert nicht nur die Effizienz und Erfüllung am Arbeitsplatz, sondern spiegelt auch die Flexibilität und Modernität des Unternehmens wider. Das Erlauben von selbstgebuchten Geschäftsreisen zeigt eine fortschrittliche Unternehmenskultur, die auf Vertrauen und Offenheit basiert. Unternehmen, die diesen Ansatz verfolgen, können nicht nur finanziell profitieren, sondern auch eine positive und produktive Arbeitsumgebung schaffen. In einer Zeit, in der die Grenzen zwischen beruflichen und privaten Reisen verschwimmen, ist es umso wichtiger, dass Unternehmen sich an die neuen Bedürfnisse ihrer Mitarbeiter:innen anpassen.

Warum Mitarbeiter:innen ihre Geschäftsreisen selbst buchen sollten

Das Problem mit Geschäftsreise-Management

3 Gründe für die selbstständige Buchung von Geschäftsreisen

1. Höhere Mitarbeiterzufriedenheit

2. Mitarbeiter:innen finden die besten Angebote

3. Bessere Reisemanagement-Plattformen

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Fazit: die Vorteile der Selbstbuchung für Geschäftsreisen

Gestalten Sie Geschäftsreisen einfacher. Für immer.

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