Reise-Risikomanagement: Unternehmen & Wissenswertes

Geschäftsreisen gehen für die reisenden Mitarbeiter:innen immer mit einem gewissen Risiko einher. Gleichzeitig ist es Chefsache, die Sicherheit der Arbeitnehmer:innen zu gewährleisten und ihren Schutz sowie ihr Wohlergehen als oberste Priorität zu behandeln. Hierzu empfiehlt sich die Zusammenarbeit mit einem professionellen Reise-Risikomanagement-Unternehmen. Reisende und Travel Manager:innen profitieren von der Expertise des Dienstleisters und werden durch Risikoinformationsstrategien, -tools und -technologien bestmöglich unterstützt.

Egal, ob Sie bereits jetzt eine Reise-Risikomanagement-Software nutzen oder nach der besten Lösung für Ihr Team suchen: Dieser Artikel hilft Ihnen, die Notwendigkeit eines guten Travel Risk Managements zu verstehen, wichtige Funktionen kennenzulernen und nicht zuletzt einen Anbieter zu finden, der ideal zu den Bedürfnissen Ihres Unternehmens passt.

Was ist Travel Risk Management?

Das Reise-Risikomanagement, auch Travel Risk Management, ist ein Teilbereich des Risikomanagements, der sich auf Geschäftsreisen spezialisiert. Denn auf Dienstreisen – insbesondere in andere Länder – können Mitarbeiter:innen mit besonderen Risiken und Schwierigkeiten konfrontiert sein. Dabei sind verschiedene Reisestörungen und Sicherheitsrisiken denkbar:

Transportausfälle, Streiks & Verspätungen

Unwetter & Naturkatastrophen

Unfälle & Gesundheitsrisiken

Politische Spannungen & Terroranschläge

Ein effektives, proaktives Reise-Risikomanagement hilft dabei, potenzielle Gefahren von vornherein abzuwenden, Krisen zu bewältigen und bestmöglich auf Problemsituationen zu reagieren. Dem pflichtet übrigens auch der Deutsche Reiseverband bei, der im Bereich „Krisen- und Sicherheitsmanagement“ Lösungen für die Reisewirtschaft anbietet.

Im Zuge des Risikomanagements werden Reisende und Travel Manager:innen gebrieft und mit allen relevanten Informationen zur Reise und zu etlichen Sicherheitsrisiken versorgt. Weitere Bestandteile des Reise-Risikomanagements sind außerdem:

Risikobewertung der reisenden Person & des Zielorts

Erstellung & Kommunikation eines Notfallplans

Abschluss notwendiger Reiseversicherungen

Notfallnummer mit permanenter Erreichbarkeit

Weiterführende Infos zum Travel Risk Management – von der rechtlichen Grundlage über die Teilbereiche bis hin zur Bedeutung für Unternehmen – finden Sie in unserem Leitfadenbeitrag zum Thema.

Arzt informiert sich am Tablet über Reiserisikomanagement-Unternehmen

Was macht ein Reise-Risikomanagement-Unternehmen?

Ein Reise-Risikomanagement-Unternehmen unterstützt Firmen darin, die Sorgfaltspflicht gegenüber ihren Mitarbeiter:innen zu erfüllen, indem es Lösungen anbietet, mit denen das Unternehmen Reiserisiken erkennen und mindern sowie Reisende informieren und versorgen kann. Umfassende Support-Optionen wie bspw. einen 24/7-Notfallservice für Reisende und Travel Manager:innen durch erfahrene Expert:innen sorgen dafür, dass die Kund:innen von Reise-Risikomanagement-Unternehmen sicher und sorgenfrei reisen. Dabei deckt das Dienstleistungsportfolio der einzelnen Anbieter viele verschiedene Lösungen und Services für Geschäftsreisende ab. Wir haben die wichtigsten Aspekte einmal für Sie zusammengetragen.

Reiseplanung & Risikobewertung

Eine gute Geschäftsreiseplanung ist die halbe Miete dafür, dass während der Reise alles glatt läuft. Sie stellt sicher, dass Mitarbeiter:innen sich gut vorbereitet fühlen und im Ernstfall wissen, was sie tun können oder wo sie Hilfe finden.

Eine ausführliche Reiseplanung dient zudem als Grundlage für die individuelle Risikobewertung der Dienstreise. Diese umfasst im Idealfall Aspekte zum/zur Reisenden sowie zur Route:

Gesundheit der reisenden Person – chronische Krankheiten etc.

Persönliches (Reiserisiko-)Profil – Geschlecht, Religion, Ausrichtung etc.

Situation am Zielort – Politik, Kriminalität, Gesundheit, Umwelt etc.

Einreisebestimmungen – Visum, Tätigkeitsnachweis, Impfungen etc.

Route – Durchreiseländer, Verkehrsmittel, Zwischenstopps etc.

Schutz für Mitarbeiter:innen & Unternehmen

Die oberste Priorität beim Reise-Risikomanagement ist die Sicherheit der Reisenden – und gewissermaßen auch die des Unternehmens. Hierzu lassen sich nicht nur im Voraus (Präventions-)Maßnahmen ergreifen, sondern kontinuierlich. Viele Unternehmen bieten daher spezifische Schutzleistungen an:

Flächendeckende Sicherheitsüberwachung – um das globale Geschehen proaktiv zu beobachten und potenzielle Risiken frühzeitig festzustellen

Mitarbeiter:innen-Tracking – um Mitarbeiter:innen auf Geschäftsreisen jederzeit lokalisieren und die Reiseroute überwachen zu können

Operative Unterstützung – um im Gefahrenfall schnell eingreifen und Mitarbeiter:innen hürdenlos zu evakuieren und eng zu betreuen

Erfahren Sie, wie Sie Ihre Reisenden auf Geschäftsreisen schützen können.

Reaktion & Hilfe im Krisenfall

Die operative Unterstützung im Ernstfall dient dem Schutz der Reisenden und der Fürsorgepflicht des Arbeitgebers – und kann je nach Gefahrensituation unterschiedlich ausfallen. Sie stellt daher einen eigenen Kernbereich des Reise-Risikomanagements dar, der sowohl die Reaktion und Hilfe vor Ort als auch die schnelle und reibungslose Rückholung ins Herkunftsland umfasst. Im Zuge dessen fallen verschiedene Prozesse an, bei denen Reise-Risikomanagement-Unternehmen unterstützen können:

Reaktionsmanagement: exakte Planung des Krisenmanagements in Notfallsituationen

Vorfallerfassung: Identifikation häufig vorkommender Reiserisiken und Ausfallbereiche

Unterstützung & Betreuung: mentale und emotionale Begleitung der Mitarbeiter:innen vor Ort

Geschäftskontinuität: Sicherung der Wirtschaftlichkeit, indem Auswirkungen abgeschwächt werden, um den Betrieb fortzuführen

Medizinische Hilfe: Koordination, Organisation und Verwaltung der medizinischen Behandlung der Reisenden

Schadensbegrenzung: Personen- und Sachschäden möglichst gering halten und zuverlässig decken

Governance & Compliance

Letztlich braucht jedes Risikomanagement einen strukturierten Rahmen, eine Grundordnung, in der festgehalten ist, welche Aspekte relevant sind, wie das Management aufgestellt ist, wer welche Verantwortlichkeiten übernimmt u. v. m. – kurzum: eine Risikorichtlinie, bspw. als Teil der Reiserichtlinie.

Die Grundlage dafür, dass alle Mitarbeiter:innen sich an diese Richtlinie halten, ist eine möglichst einheitliche Sicherheitskultur im Unternehmen. Hierfür ist es wichtig, dass alle Beteiligten – Arbeitgeber und Arbeitnehmer:innen – die Grundparameter des angestrebten Reise-Risikomanagements kennen und verstehen. Dazu zählen:

Risikotoleranzen: Welches Reiserisiko ist akzeptabel bzw. vertretbar und wird in Kauf genommen, welches gilt als kritisch?

Sorgfaltspflichten: Wie sind die gesetzlichen und unternehmerischen Pflichten zur Reisesicherheit der Mitarbeiter:innen definiert?

Kommunikation: Wie erfolgt die Einbindung der Beteiligten? Wie wird sichergestellt, dass alle Bescheid wissen und ihre Sorgen, Ängste und Anregungen einbringen können? Wie werden Diskussionen ermöglicht?

Frau informiert sich am Handy über Reiserisikomanagement-Unternehmen

Warum brauche ich ein Reise-Risikomanagement-Unternehmen an meiner Seite?

Als Arbeitgeber haben Sie Ihren Mitarbeiter:innen gegenüber eine Fürsorgepflicht: Es ist Ihre Aufgabe, sicherzustellen, dass sie keinen unnötigen Risiken ausgesetzt werden und stets bestens umsorgt sind. Treten Ihre Arbeitnehmer:innen eine Geschäftsreise an, verlassen sie ein Stück weit Ihren Kontroll- und Einflussbereich.

Ein Travel Risk Management Unternehmen unterstützt Sie dabei, Ihrer Fürsorgepflicht dennoch nachzukommen und die Sicherheit Ihrer Mitarbeiter:innen als oberste Priorität zu behandeln – und kann damit eine enorme Entlastung und Erleichterung darstellen: vor, während und nach der Reise. Zu den Aufgaben des Dienstleisters zählt dann z. B.,

sämtliche Reiserisiken zu identifizieren und überwachen

die medizinische Versorgung der Reisenden zu gewährleisten

alle nötigen Vorkehrungen für die Ein- und Ausreise sowie einen sicheren Aufenthalt zu treffen

die lokale Gesetzgebung zu kennen und daraus Handlungsempfehlungen abzuleiten

rund um die Uhr erreichbar zu sein und Echtzeit-Unterstützung zu leisten.

Fühlen Sie sich als Unternehmen imstande, all diese Leistungen eigenständig zu erbringen – bspw. mithilfe einer internen Reise-Risikomanagement-Abteilung –, so brauchen Sie keinen externen Service-Dienstleister als Unterstützung. Falls doch, könnten die folgenden 6 Anbieter durchaus interessant für Sie sein.

6 Travel Risk Management Anbieter im Überblick

Wir stellen Ihnen in diesem Abschnitt 6 Unternehmen vor, die im Bereich des Reise-Risikomanagements angesiedelt sind und hilfreiche Services für die Sicherheit Ihrer Mitarbeiter:innen auf Dienstreisen anbieten. Der Fokus und die Kernleistungen unterscheiden sich hierbei von Anbieter zu Anbieter: Manche kommen aus dem klassischen Reisemanagement, andere aus der Medizin und wieder andere sind auf Beratungstätigkeiten oder Evakuierungsdienste spezialisiert. Aber sehen Sie selbst.

1. TravelPerk

TravelPerk ist eine Komplettlösung für die Geschäftsreiseplanung, -buchung und -verwaltung und bietet zahlreiche Tools, um alle To-dos rund um das Dienstreisemanagement zu vereinfachen. Neben Buchungsmöglichkeiten für Flüge, Unterkünfte, Züge und Mietwagen, einfachen Lösungen für die Reisekostenabrechnung und die Automatisierung Ihrer Reiserichtlinien, Dienstleistungen aus dem MICE-Sektor und Nachhaltigkeitsmaßnahmen bietet TravelPerk auch Lösungen für Ihr Reise-Risikomanagement.

FlexiPerk und TravelCare steigern die Sicherheit Ihrer Reisenden und ermöglichen fundierte Reiseentscheidungen und spontane, stressfreie Planänderungen. So hilft TravelPerk Ihnen dabei, das Reiseerlebnis zu verbessern, Zeit bei der Verwaltung zu sparen und nicht zuletzt auch die Geschäftsreisekosten zu senken.

Die wichtigsten Merkmale im Überblick:

Dienstleistung

Service

FlexiPerk

Flüge, Unterkünfte, Mietwagen & Co. kurzfristig stornieren 80 % des Preises zurückerhalten ohne Angabe von Gründen o. Ä.

TravelCare

Reisewarnungen in Echtzeit Impfanforderungen Lokale Richtlinien

Lösung für die Sorgfaltspflicht

Integration mit International SOS Vollständiger Schutz durch detaillierte Reiseberichte Evakuierungs- & Hilfedienste

Geschäftsreisenden-Tracking

Alle Geschäftsreisedaten übersichtlich in einem Tool Überblick über den Aufenthaltsort der Reisenden

24/7-Support

Reisesupport-Team aus echten Menschen Rund um die Uhr auf Abruf bereit 15 Sek. angestrebte Reaktionszeit

Machen Sie die Sicherheit Ihrer Reisenden zur obersten Priorität. Vertrauen Sie auf unsere Lösungen zur Fürsorgepflicht für Geschäftsreisen.

2. Crisis24

Crisis24 ist ein Unternehmen, das Lösungen für den gesamten Bereich des Risikomanagements bietet – u. a. auch für das Travel Risk Management. Um die Vielzahl der angebotenen Dienstleistungen zu kategorisieren, bietet Crisis24 mehrere Produkte bzw. Lösungsbündel an. So eignet sich für Unternehmen, die auf der Suche nach einem Risikomanagement-Partner für Dienstreisen sind, z. B. das Produkt „Crisis24 Horizon“. Darin enthalten sind bspw. folgende Dienstleistungen:

24/7-Monitoring von Personen mithilfe von Reisedaten & mobilem GPS

Medizinisches Netzwerk aus Ärzt:innen & Einrichtungen weltweit

Echtzeit-Informationen & Risikobewertungen für mehr als 1.400 Reiseziele

Tägliche Risikobriefings für Reisende & Travel Manager:innen

Notfall-Hotline mit Expert:innen, die rund um die Uhr erreichbar sind

1-Klick-Kontaktaufnahme via Panikknopf

Für eine bestmögliche Performance arbeiten die Expert:innen von Crisis24 mit künstlicher Intelligenz und an verschiedenen Standorten weltweit. Nutzer:innen erreichen die Plattform über den Desktop oder die mobile App.

3. Everbridge

Everbridge bezeichnet sich selbst als Plattform für das Management kritischer Ereignisse und bietet Unternehmen u. a. die Möglichkeit, die Sicherheit und das Wohlergehen ihrer Mitarbeiter:innen zu stärken – unabhängig vom Arbeitsort und explizit auch auf Geschäftsreisen. Hierfür bietet Everbridge verschiedene Lösungen im Bereich „People Resilience“. Zu den Steckenpferden zählen neben dem Reise-Risikomanagement auch Lösungen für die Fürsorgepflicht, Krisenkommunikation und Extremwetter. Die Plattform unterstützt Firmen, indem sie bspw.

aufkommende Risiken am Reiseziel überwacht, identifiziert und Mitarbeiter:innen in Echtzeit informiert,

die Kommunikation zwischen Reisenden, Unternehmen und Einsatzkräften koordiniert,

rund um die Uhr Expert:innen zur Verfügung stellt, die Reisende in medizinischen und sicherheitstechnischen Belangen unterstützt.

sich einfach via App bedienen lässt, sodass die Reisenden jederzeit auf alle Daten zugreifen und Kontakt aufnehmen können,

Teil eines globalen Sicherheitsnetzwerks ist – so können Evakuierungen, medizinische Versorgung und Notfallhilfen weltweit durchgeführt werden.

Je nach Anforderungen bietet Everbridge verschiedene Produkte bzw. Leistungsmodelle an: Everbridge Travel Protector, Everbridge Assist – powered by Anvil und zuletzt Anvil Riskmatics, wobei ersteres als einziges den Fokus auf Geschäftsreisen legt.

4. FocusPoint International

FocusPoint International ist ein Beratungsunternehmen, das auf Reise-Risikomanagement und Risikoberatung im Allgemeinen spezialisiert ist. Der Anbieter agiert international – in Lateinamerika, in Europa, im Nahen Osten, in Afrika, Asien, den USA sowie in Kanada. Neben Lösungen für das Travel Risk Management bietet FocusPoint International auch spezifische Services in den Bereichen Krisenmanagement, Management von kritischen Ereignissen und medizinische Hilfe. Zu den wichtigsten Leistungen im Reise-Risikomanagement zählen:

Medizinische Evakuierung & Sicherheitsevakuierung

Repatriierung, sprich Rückführung von Kriegs- oder Zivilgefangenen

Geschäftsreisenden-Tracking zur Achtung der Fürsorgepflicht

Unterstützung bei Naturkatastrophen, Pandemien, politischen Ereignissen, Terrorismus, Kriminalität u. v. m.

Medizinische Versorgung & Unterstützung im Reiseland

24/7-Kundensupport bei Fragen, Schwierigkeiten, verlorenen Koffern, Dokumenten etc.

FocusPoint International bietet seine Dienste nicht nur für Unternehmen an, die mit einem proaktiven Risiko- und Reisemanagement ihrer Fürsorgepflicht nachkommen wollen, sondern auch für Individual- und Gruppenreisen, Geschäftsreisemanagement-Unternehmen sowie Versicherungsanbieter.

5. CWT

Als Online-Geschäftsreisebüro deckt CWT im Grunde alles ab, was im Kontext des Geschäftsreisemanagements anfällt – so auch die Fürsorgepflicht bzw. das Reise-Risikomanagement. Neben den klassischen Dienstleistungen spielt v. a. auch die Datensicherheit eine besonders große Rolle: Ein globales Cybersicherheitsteam unterstützt Kund:innen dabei, Datenbedrohungen und Sicherheitsprobleme zu bewältigen – auch im Kontext von Geschäftsreisen.

So hilft CWT Arbeitgebern, Sicherheitsrisiken zu minimieren und ihren ethischen Verpflichtungen nachzukommen:

Laufend aktuelle Infos zu lokalen Ereignissen & potenziellen Risiken

Lokalisierung der Mitarbeiter:innen während der Dienstreise

Sofortige Unterstützung bei Problemen & Fragen

Enge Betreuung der Reisenden, um die Reisesicherheit zusätzlich zu erhöhen

Zusammenarbeit mit International SOS für zusätzlichen Schutz – inkl. Notfallunterstützung, Plänen für eine Risikominimierung für die LGBTQ+-Community etc.

6. Corporate Travel Management (CTM)

Ein weiterer renommierter Anbieter für Reiselösungen ist CTM. Als Online-Geschäftsreisebüro kombiniert das Unternehmen klassische Reisemanagementlösungen mit einem personalisierten Service und Risikomanagement-Dienstleistungen. Dabei findet alles auf einer Plattform statt – im Sinne einer bestmöglichen Usability. Zum Sicherheitsangebot von CTM zählen verschiedene Leistungen:

Mitarbeiter:innen-Tracking – Echtzeit-Verfolgung von Reiserouten

Risikobewertung im Voraus – Infos zu potenziellen Gefahren bei der Buchung

Warnungen zu Reiserisiken – Alarme per SMS, Push-Benachrichtigung, E-Mail

Mobile Ansicht & Reportings – alle Reisedaten der Mitarbeiter:innen im Blick

So finden Sie den passenden Dienstleister für Ihr Reise-Risikomanagement

Welcher Anbieter der richtige für Ihr Unternehmen ist, hängt primär von Ihren Anforderungen ab. Sind Sie z. B. auf der Suche nach einer Plattform, die Sie im gesamten unternehmerischen Kontext in Sachen Risikomanagement begleitet, empfiehlt sich ein Anbieter, der verschiedene Teilbereiche der Unternehmenssicherheit bedient.

Liegt Ihnen hingegen etwas daran, dass alle Dienstleistungen rund um das Geschäftsreisemanagement auf einer Plattform abrufbar sind, empfiehlt es sich, das Travel Risk Management in die Hände eines Online-Geschäftsreisebüros wie TravelPerk zu legen.

Neben Ihren individuellen Präferenzen, sollten Sie als Arbeitgeber auf einige Aspekte bei der Wahl des passenden Reise-Risikomanagement-Unternehmen besonders achten:

Datengestützte Einsichten: Reise-Reportings und Erfahrungsdaten ermöglichen fundierte Entscheidungen und helfen dabei, Geschäftsreisen in Zukunft noch sicherer zu gestalten. Die Erfahrungen Ihrer Mitarbeiter:innen sollten daher unbedingt in die Datensammlung einfließen und als Quelle für Prognosen dienen.

Durchgängige Unterstützung: Ein gutes Reise-Risikomanagement beginnt schon bei der Planung der Reise – und endet erst, wenn die Mitarbeiter:innen wieder sicher zu Hause sind und die Geschäftsreise rückblickend ausgewertet wurde. Sämtliche Prozesse von der Genehmigung bis zur Analyse sollten deshalb überwacht werden und in den Sicherheits-Workflow einfließen.

Zugänglichkeit & Flexibilität: Damit Risikowarnungen und Co. Ihren Zweck erfüllen, müssen die Reisenden sie erhalten und rund um die Uhr auf das Angebot des Dienstleisters zugreifen können. Neben Echtzeit-Informationen ist auch ein 24/7-Support durch echte Expert:innen unverzichtbar, um die Sicherheit der Reisenden zu gewährleisten. Und im Idealfall ist das Tool intelligent und flexibel, um sich an Ihre Bedürfnisse anzupassen und aus Erfahrungen zu lernen.

Weiterhin können Sie z. B. hinterfragen, woher das Unternehmen seine Angaben zu Sicherheitsrisiken und Co. bezieht und mit wessen Hilfe Evakuierungen etc. umgesetzt werden. In der Regel deuten Zusammenarbeiten mit großen Organisationen oder Mitgliedschaften in renommierten Verbänden wie dem Deutschen Reiseverband auf ein hohes Maß an Professionalität hin.

Long story short: Suchen Sie sich einen Anbieter, dem Sie mit vollem Vertrauen begegnen und auf den Sie jederzeit zählen können. Schließlich geht es um die Sicherheit Ihrer Mitarbeiter:innen – die ist Chefsache und sollte auch so behandelt werden.

Reise-Risikomanagement-Unternehmen: Wissenswertes & 6 Anbieter im Überblick