Was ist Ausgabenmanagement?
- Ausgabendokumentation
- Ausgabenkontrolle
- Ausgabenverwaltung
- Ausgabenanalyse
Wie funktionieren Ausgabenmanagement-Tools?
Mithilfe einer Ausgabenmanagement-Software, auch Spend Management Software, können Sie sämtliche Spesen digital erfassen, genehmigen und nachverfolgen sowie Zahlungen und Rückerstattungen – bspw. an Dienstleister oder Mitarbeiter:innen – tätigen oder Rechnungen automatisiert begleichen. Dazu kommen je nach Anbieter weitere hilfreiche Funktionen und Leistungen, die das Ausgabenmanagement erheblich erleichtern:
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- Geschäftsausgaben in Echtzeit nachverfolgen
- Kosten in Ausgabenkategorien einordnen
- Umfassende Kostenberichte erstellen und exportieren
- Belege erfassen, speichern, ordnen und weiterverarbeiten
- Daten automatisiert eingeben – auch in andere integrierte Tools
- Feste Ansprechpartner:innen und Rechnungsadressen hinterlegen
- Freigabe-Workflows und Kostenrichtlinien einbinden und automatisieren
- Trends analysieren, Ausgaben prognostizieren und Einsparpotenziale aufdecken
Vorteile einer Spend Management Software
- Kurze Prozesse & weniger Fehlerquellen: Anstatt Papierquittungen hin- und herzureichen, Formulare auszufüllen und E-Mails zu schreiben, tragen Ihre Mitarbeiter:innen ihre Ausgaben einfach in die App ein. Die zuständigen Kolleg:innen können sie dann sofort abrufen und weiterverarbeiten. Ohne Umwege und Übertragungsfehler.
- Erleichterte Workflows & höhere Compliance: In Ihrer Ausgabenmanagement-Software können Sie Verantwortungsbereiche, Ansprechpersonen, Freigabeprozesse und Kostenrichtlinien einrichten. So gehen Sie sicher, dass keine Kosten eingereicht oder Ausgaben getätigt werden, die das vorgesehene Budget übersteigen – zumindest nicht ohne Genehmigung.
- Volle Transparenz & umfassende Berichte: Wählen Sie zwischen einer Vielzahl von Berichtsoptionen und behalten Sie jederzeit den Überblick über alle getätigten und bevorstehenden Ausgaben – auf Wunsch geordnet nach Kategorien oder Kostenstellen. Durch die Analyse und Aufbereitung der Daten können Sie fundierte Entscheidungen treffen und Sparpläne erstellen.
- Nahtlose Vernetzung & große Entlastung: Die meisten Spend Management Lösungen zeichnen sich durch eine gute Kompatibilität aus: Sie können sie bspw. in Ihre Buchhaltungssoftware integrieren und mit Ihrem Reisebuchungssystem vernetzen. So – und durch die vielen hilfreichen Features und die einfache Handhabung – erleichtert die Anwendung den Alltag Ihrer Mitarbeiter:innen und steigert ihre Zufriedenheit.
Tipps für kleine und mittlere Unternehmen
Gerade kleinere und mittelgroße Unternehmen verwalten ihre Ausgaben oft händisch – auch heute noch. Grund dafür ist v. a. die Sorge, dass die Investition in eine Ausgabenmanagement-Software sich am Ende nicht auszahlen könnte bzw. dass das Investment höher ausfällt als der eigentliche Mehrwert und der Return on Investment. Wir denken: Das ist ein Irrglaube. Warum – und worauf gerade kleinere Unternehmen besonders achten können –, lesen Sie im Folgenden.
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Wann sollte ich in eine Software-Lösung investieren?
Welche Anforderungen sind besonders wichtig?
- Automatisierte Dateneingabe & -übertragung
- Sensibilität für Fehler & Richtlinienverstöße
- Prognostische Einblicke in Ausgabentrends
- Integrierte Steuer- & Rückerstattungsrechner
- Schnelle Auslagenerstattung oder Firmenkreditkarten
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15 Software-Lösungen im Überblick
- Yokoy
- Pleo
- Payhawk
- Rydoo
- Circula
- Moss
- Expensya
- Mobilexpense: Declaree & MXP
- Spendesk
- BILL (ehemals Divvy)
- Expensify
- Webexpenses
- Fyle
- ExpenseIn
Yokoy
Pleo
Payhawk
- G2-Bewertung: 4,5 von 5
- Capterra-Bewertung: 4,5 von 5
- Preis: auf Anfrage – keine kostenfreie Testversion verfügbar
- Sprachen: Deutsch, Englisch, Bulgarisch, Französisch, Niederländisch, Spanisch
Rydoo
Circula
Moss
Expensya
Mobilexpense: Declaree & MXP
Spendesk
BILL (ehemals Divvy)
Expensify
Webexpenses
Fyle
ExpenseIn
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So finden Sie die passende Ausgabenmanagement-Software
- Eruieren Sie gemeinsam mit Ihrem Finanzteam, welche Funktionen für Ihre Bedürfnisse besonders wichtig sind: Firmenkreditkarten, Ausgabenanalysen und Echtzeit-Berichte, schnelle Rückerstattungen oder vielleicht jede einzelne davon?
- Achten Sie darauf, dass das Tool Ihrer Wahl sich nahtlos mit allen Systemen verbinden lässt, die Sie bereits nutzen: von Kommunikationstools über Travel Management Systeme bis hin zur HR-Software. So steigern Sie Ihre Effizienz und nehmen Ihren Mitarbeiter:innen möglichst viel Arbeit ab.
- Beziehen Sie die Bewertungen der Systeme – bspw. auf G2 und Capterra – in die Entscheidungsfindung mit ein. Achten Sie hierbei nicht nur darauf, wie gut ein Tool abschneidet, sondern haben Sie auch die Anzahl der abgegebenen Bewertungen im Blick, um ein möglichst realistisches Bild zu erhalten.
- Wählen Sie eine Ausgabenmanagement-Software, die ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis aufweist und sich nach Möglichkeit auf Ihre Branche oder Ihre Unternehmensgröße spezialisiert hat bzw. Anpassungsoptionen bietet. Zudem sollte die Lösung Ihrer Wahl idealerweise auf Ihren Standort ausgerichtet sein – so gehen Sie sicher, dass alles gesetzeskonform abläuft.
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