3 Wege, Geschäftsreisekosten einfacher zu verwalten

Für viele Unternehmen erweist es sich als schwierig, Genehmigungsprozesse für Geschäftsreisen und Reisekosten effektiv zu verwalten und zu kontrollieren. Oft buchen Teammitglieder ihre Reisen einzeln und nutzen dafür unterschiedliche Buchungstools, sodass Buchungsanfragen und Spesenabrechnungen ungefiltert und unsortiert bei den zuständigen Kolleg:innen eingehen. All das macht es Unternehmen und den Verantwortlichen für das Travel Management schwer, den Überblick über aktuelle Reisen und Finanzen zu behalten.

Ohne eine zentralisierte Methode zur Verwaltung der Ausgaben für Geschäftsreisen im In- und Ausland gestaltet es sich nahezu unmöglich, das Budget in den Griff zu bekommen. Doch es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie Sie die Geschäftsreisekosten Ihres Unternehmens einfacher und effizienter verwalten können. Welche das sind, erfahren Sie im Folgenden.

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1. Bewerten Sie den aktuellen Buchungsworkflow.

Als Erstes sollten Sie den aktuellen Prozess für die Geschäftsreisebuchung in Ihrem Unternehmen bewerten – einschließlich Flugreisen, Bahnreisen, Mietwagen und Unterkünften.

Wenn Geschäftsreisen für Ihr Unternehmen unbekanntes Terrain sind, haben Sie vielleicht noch keine offiziellen Reiserichtlinien eingeführt. Oder aber Sie haben Richtlinien für die Buchung von Geschäftsreisen, aber kein Verfahren, mit dem Sie sicherstellen können, dass Ihre Mitarbeiter:innen diese auch einhalten. Auch stellt sich die grundlegende Frage, wie und auf welchem Weg die Geschäftsreisen aktuell gebucht werden und was die Vor- und Nachteile davon sind – nicht nur organisatorisch, sondern auch finanziell.

Einige Unternehmen nutzen zur Unterstützung des Travel Managements bspw. ein Reisebüro für Geschäftsreisen. Dieser Weg der Geschäftsreisebuchung ist jedoch nicht immer so kosteneffizient oder flexibel, wie es sich viele Unternehmen wünschen würden.

Aus folgenden Gründen sind die Kosten für spezielle Reisebüros oft hoch und manchmal auch unberechenbar:

Verträge mit Mindestlaufzeiten

Oft monatliche Gebühren, unabhängig davon, ob die Dienstleistung in Anspruch genommen wurde oder nicht

Ggf. zusätzliche Gebühren für Concierge-Dienste, telefonische Buchungen oder bestimmte Transaktionen

Erschwerend kommt hinzu, dass Reisende bei der externen Buchung über ein Geschäftsreisebüro nur wenig Autonomie haben und die Dienstleistung auch nur während der regulären Bürozeiten in Anspruch nehmen können.

Andere Firmen setzen wiederum auf die Selbstbuchung der Reisenden. Hier entstehen dann zwar keine zusätzlichen Kosten durch Drittanbieter, dafür ist aber der interne administrative Aufwand deutlich höher. Zudem verlaufen solche Buchungen in den meisten Fällen unkontrolliert über diverse Tools, was es nur noch schwieriger macht, die einzelnen Buchungen nachzuvollziehen und die Kosten im Blick zu behalten.

Wer seine Geschäftsreisen effizienter buchen möchte – ohne die Starrheit eines traditionellen Reisebüros oder das Chaos der Selbstbuchung –, kann eine moderne Reisemanagement-Software nutzen. Solche Online-Buchungstools bieten zahlreiche Lösungen für die Geschäftsreisebranche an, die Unternehmen sowohl bei den organisatorischen als auch bei den finanziellen Aspekten des Travel Managements unterstützen können. Zum Funktionsumfang zählen z. B. die schnelle und einfache Buchung von Reisen, die Integration von Reiserichtlinien in den Buchungsprozess, automatisierte Genehmigungen, übersichtliche Kosten-Reportings u. v. m. Viele dieser Tools sind kostenlos nutzbar oder bieten einen Testzeitraum an, in dem Sie die Plattform für Ihr Unternehmen austesten können.

2. Bewerten Sie die Compliance für das aktuelle Buchungstool.

Egal, welchen Buchungsweg Sie nutzen, besonders aber bei einer Reisemanagement-Software, gilt es, die Compliance für die Nutzung zu überprüfen. Eine Software ist nur dann hilfreich, wenn sie über alle erforderlichen Funktionen verfügt und von den Mitarbeiter:innen auch tatsächlich genutzt wird.

Wenn die Software unzureichend ist und von den Mitarbeitenden nicht gut angenommen wird, besteht die Gefahr, dass die Reisenden wieder zur Selbstbuchung über diverse Plattformen zurückkehren. Das wiederum erschwert Ihnen die Prüfung der Geschäftsreisekosten und das Reisekostenmanagement erneut – und bedeutet zudem, dass Sie sich die Kosten für die Softwarenutzung im Grunde sparen könnten. Nehmen Sie sich also etwas Zeit, um die Akzeptanz Ihrer Software zu überprüfen. Wenn Reisende die Software nicht nutzen, sollten Sie nachfragen, warum das so ist, und Umfragen unter Ihren Mitarbeiter:innen durchführen. So finden Sie heraus, ob Ihrer Software möglicherweise einige wichtige Buchungsfunktionen fehlen, was zu einer schlechten Benutzerfreundlichkeit führt. Vielleicht sind aber auch die Optionen im Reiseinventar der Software begrenzt, sodass Ihre Reisenden die gewünschten Unterkünfte und Transportmöglichkeiten einfach nicht finden können.

Wenn Ihr derzeitiger Buchungsweg oder die aktuelle Software den Anforderungen der Buchenden nicht entspricht, sollten Sie eventuell den Wechsel zu einer anderen Lösung in Betracht ziehen. Vorzugsweise sollten Sie eine Plattform mit umfangreichem Inventar wählen. TravelPerk verfügt bspw. über ein branchenführendes Reiseinventar für Flüge und Unterkünfte, was das Suchen und Finden der passenden Reiseoptionen erleichtern kann. Dank weiterführender Funktionen wie automatisierten Reiserichtlinien und Genehmigungsworkflows können Reisende zudem leicht erkennen, ob ihre Buchung im Budget liegt, und bei Bedarf zusätzliche Genehmigungen anfordern. Zusammen mit hilfreichen Integrationen – z. B. für HR und Finanzen – sowie einer benutzerfreundlichen mobilen App macht TravelPerk Ihnen das Buchen von Geschäftsreisen besonders leicht und stellt so sicher, dass die Reisenden das System auch gern nutzen.

Zwei Personen Mit Kaffe In Der Hand Auf Strasse Klein Neu

Eine Reiserichtlinie, die Mitarbeiter:innen zu 100 % einhalten. Wir zeigen Ihnen, wie das funktioniert.

3. Implementieren Sie ein zentralisiertes Reisebuchungssystem.

Die von Ihnen gewählte Reisemanagement-Software sollte zum einen für die Geschäftsreisenden selbst einfach zu bedienen sein, zum anderen aber auch alle Funktionen besitzen, die Ihr Unternehmen benötigt.

So sind für die Finanzabteilung z. B. der Zugriff auf Echtzeit-Kostenberichte und die Möglichkeit zur Integration mit einer Spesenmanagement-Lösung wichtige Features, die zur Verfügung stehen sollten. Mit einer Reisemanagement-Software wie TravelPerk haben Sie Zugriff auf ein benutzerfreundliches Dashboard, in dem Sie die Daten nach Personen, Transportart, Buchungsart, Stornierungen, erstattungsfähiger Mehrwertsteuer und mehr aufschlüsseln können. Mithilfe der detaillierten Kostenberichte können Sie die Ausgaben für Geschäftsreisen einfacher einsehen und mit den Stakeholder:innen kommunizieren. Auch Verbesserungspotenziale für das Reise- und Ausgabemanagement lassen sich so besser erkennen.

Durch die Integration Ihrer Spesenmanagement-Lösung bietet TravelPerk Ihnen noch mehr Möglichkeiten. Nutzen Sie Technologien wie Rydoo, Ramp oder BILL (ehemals Divvy), um den Berichtsprozess zu vereinfachen. Reisende können ihre Ausgaben einfach verwalten und ihre Daten direkt mit TravelPerk synchronisieren. So erhalten Sie einen vollständigen Überblick über die Ausgabenmuster der Reisenden und die Compliance mit dem Reisebudget. Durch die Automatisierung der Spesenabrechnung sparen Reisende und Finanzmanager:innen Zeit – und das Unternehmen Geld.

Neben Finanzberichten können auch Emissionsberichte, wie TravelPerk sie im Rahmen des GreenPerk-Features anbietet, von erheblicher Bedeutung für Ihr Unternehmen sein. Mit diesen können Sie den CO2-Fußabdruck für Ihre Geschäftsreisen ermitteln, analysieren und kompensieren, was dem Nachhaltigkeitsmanagement Ihrer Firma zugutekommt.

Das waren nur zwei Beispiele für Funktionen, die Sie bei der Wahl Ihres Reisebuchungstools berücksichtigen sollten. Indem Sie sich für einen Buchungsweg bzw. eine Reisemanagement-Software entscheiden, die alle Schlüsselfunktionen für ein erfolgreiches Travel Management auf einer Plattform vereint, vereinfachen Sie sich die Verwaltung der Reisekosten erheblich. So müssen Sie nicht zwischen verschiedenen Systemen hin- und herwechseln oder mit verschiedenen Drittanbietern kommunizieren – Sie finden alle wichtigen Reise- und Finanzdaten gebündelt und aufbereitet an nur einem Ort.

5 Gründe, warum Geschäftsreiseausgaben so schwer zu kontrollieren sind

Travel Manager:innen und Finanzverantwortliche wissen, wie schwierig es sein kann, den Überblick über das Reisebudget zu behalten. Besonders, wenn Mitarbeitende auf separaten Plattformen buchen oder ein externes Reisebüro nutzen – es gibt so einiges, was die Budgetverwaltung erschweren kann.

Doch wenn Sie verstehen, aus welchen Gründen die Ausgaben für Geschäftsreisen so schwierig zu kontrollieren sind, können Sie die Reisekosten Ihres Unternehmens in den Griff bekommen und zudem bessere Budgetentscheidungen für die Zukunft treffen. Im Folgenden finden Sie daher einige Aspekte, die die Kontrolle der Reisefinanzen unnötig erschweren, sowie entsprechende Lösungen.

Geschäftsmann mit Laptop verwaltet Geschäftsreisekosten in modern eingerichtetem Raum

1. Separate Plattformen für Reisebuchungen & Spesenverwaltung

Viele der herkömmlichen Reiselösungen decken nur einen Teil des Reisemanagements ab – nämlich das Buchen der Geschäftsreise – während andere Aspekte vernachlässigt werden. Das führt häufig dazu, dass Teams ihre Reisen über eine Plattform buchen und die Kostenverwaltung wiederum auf anderem Wege handhaben.

Diese getrennte Abwicklung von Reisebuchung und Reisekosten, 2 Posten, die eigentlich eng zusammengehören, kann schnell dazu führen, dass Sie den Überblick und damit die Kontrolle über das Budget verlieren. Das Jonglieren mit verschiedenen Plattformen und die manuelle Zuordnung von Rechnungen zu einzelnen Buchungsvorgängen machen es schwierig, die Ausgaben für Geschäftsreisen zu verfolgen. So schleichen sich ungewollt Fehler ein und die Budgetaufstellung kann lückenhaft sein.

Ein Online-Geschäftsreiseunternehmen wie TravelPerk bietet Ihnen hier viele Vorteile für ein verbessertes Ausgabemanagement. Dank der nahtlosen Integration verschiedener HR- und Finanztools können Sie Buchungen und Spesen ganz bequem auf nur einer Plattform managen. So ordnen Sie Ausgaben einfach den jeweiligen Reisenden und auch den passenden Kostenstellen zu. Und dank detaillierter Rechnungen und Kostenberichte behalten Sie stets den Überblick.

2. Keine Echtzeitdaten für Mehrwertsteuer-Ausgaben

Die Mehrwertsteuer ist den Finanzteams vieler Unternehmen schon lange ein Dorn im Auge. Der Zeitdruck bei der Einreichung von Reisekostenabrechnungen in Verbindung mit dem unübersichtlichen Papierkram macht es schwierig, die mit der Mehrwertsteuer verbundenen Reiseausgaben zu kontrollieren.

Hinzu kommt, dass die Rückforderung der Mehrwertsteuer (MwSt.) oft ein mehrstufiger Prozess ist. Die Bearbeitung kann daher mehrere Wochen dauern und unterliegt möglicherweise auch noch unterschiedlichen Bedingungen und Steuersätzen. Infolgedessen fehlt vielen Reisemanager:innen und Finanzteams ein klarer Überblick über die MwSt.-Ausgaben des Unternehmens in Echtzeit und viele der erstattungsfähigen Ausgaben werden womöglich nicht zurückgefordert. Das wiederum kostet bares Geld. Daher sollten Sie auf eine Reisemanagement-Lösung setzen, die Sie bei der MwSt.-Rückforderung unterstützt.

TravelPerks Reisekosten-Lösung zur Mehrwertsteuer-Rückerstattung kann Ihnen genau dabei helfen. Der Service erstellt ein MwSt.-freundliches Reiseinventar und stellt zudem sicher, dass die von Ihnen ausgewählten Anbieter mehrwertsteuerkonform sind. Zusätzlich erleichtert unsere Lösung für die MwSt. den Prozess, indem alle Rechnungen der Reiseanbieter in Ihrem Namen automatisch gesammelt werden. Mithilfe des Kalkulators für geschätzte Einsparungen und der ausführlichen MwSt.-Berichterstattung können Sie direkt erkennen, wie viel Geld Sie zurückfordern, und wie viel potenzielle Einsparung Sie dank der Rückforderung erzielen können.

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3. Veraltete & ineffiziente Spesensysteme

Nicht nur die Trennung von Reisebuchung und Reisekostenabrechnung kann zu Problemen führen. Auch ein veraltetes oder ineffizientes Spesensystem mit ungenauen Berichten und starren Workflows kann die Kontrolle der Reisekosten und Ausgaben erschweren und führt zu Mehraufwand.

Im besten Fall entscheiden Sie sich daher für eine Reisemanagement-Lösung, die Partnerschaften mit modernen Spesensoftware-Anbietern hat und entsprechende Integrationen anbietet. So können Sie Ihren Abrechnungsprozess effizient gestalten und individuell auf Ihre Bedürfnisse anpassen.

TravelPerk etwa arbeitet mit automatisierten Spesenabrechnungssystemen wie Spendesk, Expensify oder Fyle zusammen, die Ihnen dabei helfen, Ihre Ausgaben in Echtzeit zu verfolgen. Reisende können zudem Quittungen und Rechnungen direkt in das System hochladen, was den gesamten Prozess der Reisekostenrückerstattung effizienter und einfacher gestaltet.

4. Fehlende Kenntnis der Reiserichtlinien

Wenn die Reisekosten in die Höhe schießen, muss das nicht immer mit einem ineffizienten Buchungstool zusammenhängen – oft kennen Reisende auch einfach die Vorschriften des Unternehmens und die zulässigen Budgets nicht. Mangelt es den Mitarbeitenden an Kenntnissen über die Reiserichtlinien, kommt es schnell zu nicht-konformen Reisebuchungen. Daher sollten die Reiserichtlinien transparent vermittelt werden und für alle Angestellten im Unternehmen einsehbar sein.

Wer beim Thema Compliance auf Nummer sicher gehen will, kann die Richtlinien für die Reisebuchung und das Budget auch direkt in das Buchungstool integrieren. Viele der modernen Reisemanagement-Anbieter bieten diese Option an. Dort können Sie die Buchungsoptionen für Ihre Mitarbeiter:innen je nach Vorgaben einschränken oder für unplanmäßige Buchungen einen zusätzlichen Genehmigungsprozess integrieren. So können Reisende ihre Unterkünfte und Transportmittel ganz einfach richtlinienkonform selbst buchen – und Sie müssen sich keine Sorgen über ein gesprengtes Reisebudget oder die Einhaltung der Reiserichtlinien machen. Tipp: Wenn Sie die Reiserichtlinien Ihres Unternehmens neu gestalten möchten, kann Ihnen unsere kostenlose Vorlage dabei behilflich sein.

5. Unerwartete Geschäftsreisekosten

Wie bei so vielen Dingen in der Geschäftswelt gilt auch bei der Planung von Dienstreisen das Motto: „Erwarte das Unerwartete“. Unplanmäßige Kosten und zusätzliche Gebühren sind Teil des Reisealltags und genau das macht es noch schwerer, die Ausgaben für Geschäftsreisen zu kontrollieren.

Gepäckgebühren für zusätzliches oder übergewichtiges Gepäck oder Kosten für einen Flughafenparkplatz und einen Mietwagen summieren sich schnell, wenn sie nicht in die Ausgaben für Geschäftsreisen eingeplant werden. Auch Flugstornierungen seitens der Reisenden oder Änderungen der Reisepläne können viel Geld kosten. Daher gilt es stets, einen finanziellen Puffer für unplanmäßige Ausgaben in das Reisebudget einzukalkulieren.

Natürlich kann man Mitarbeiter:innen darauf hinweisen, die Gepäckvorgaben der Airlines zu beachten oder sich im Vorfeld Gedanken zu machen, wie der Transport vor Ort aussehen soll (Mietwagen, öffentliche Verkehrsmittel etc.). Doch gerade, wenn es um kurzfristige Planänderungen auf Reisen geht, etwa wenn geschäftliche Termine verschoben werden und deshalb ein späterer Flug benötigt wird, sind Reisende auf mehr Flexibilität angewiesen.

Mit FlexiPerk bietet TravelPerk Geschäftsreisenden bspw. die Möglichkeit, ihre Buchung aus beliebigen Gründen bis zu 2 Stunden vor Reiseantritt zu ändern oder zu stornieren und dabei 80 % der Reisekosten erstattet zu bekommen.

Fazit: Reisekosten im Blick behalten mit modernem Reisemanagement

Moderne Reisemanagement-Lösungen helfen Travel Manager:innen dabei, den sich ständig ändernden Anforderungen der Geschäftsreisebranche gerecht zu werden. Der Einsatz einer All-in-one-Lösung für das Reisemanagement kann eine große Hilfe dabei sein, das Reisebudget genau zu verwalten und zu kontrollieren. Durch die Möglichkeit, Reisebuchungen, Spesenabrechnungen, Kostenberichte u. v. m. über eine einzige Plattform zu managen, sparen Reisende und Verantwortliche viel Zeit bei der Organisation von Geschäftsreisen und behalten stets den Überblick über alle relevanten Ausgaben.

Tipp: In unserem Blogbeitrag zum Thema „Reisekosten optimieren“ geben wir Ihnen 10 Tipps, wie Sie und Ihre Reisenden bei Geschäftsreisen Geld sparen und das Reisebudget schonen können.

3 Wege, Ihre Geschäftsreisekosten einfacher zu verwalten

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1. Bewerten Sie den aktuellen Buchungsworkflow.

2. Bewerten Sie die Compliance für das aktuelle Buchungstool.

Eine Reiserichtlinie, die Mitarbeiter:innen zu 100 % einhalten. Wir zeigen Ihnen, wie das funktioniert.

3. Implementieren Sie ein zentralisiertes Reisebuchungssystem.

5 Gründe, warum Geschäftsreiseausgaben so schwer zu kontrollieren sind

1. Separate Plattformen für Reisebuchungen & Spesenverwaltung

2. Keine Echtzeitdaten für Mehrwertsteuer-Ausgaben

3. Veraltete & ineffiziente Spesensysteme

4. Fehlende Kenntnis der Reiserichtlinien

5. Unerwartete Geschäftsreisekosten

Fazit: Reisekosten im Blick behalten mit modernem Reisemanagement

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