Reisekostenmanagement: Leitfaden für Ihr Spesenmanagement 2024
Spesenrichtlinie: Wissenswertes für Arbeitgeber
Was sind Spesen?
- Transport (An- & Abreise bzw. Mobilität bei Auswärtstätigkeiten)
- Unterkunft
- Verpflegung bzw. Verpflegungsmehraufwand
- Bewirtung – z. B. auch von Kund:innen oder Geschäftspartner:innen
- Weiterbildungsmaterialien & -maßnahmen
- Gebühren – z. B. für Firmenkreditkarten oder Mobilfunk im Ausland
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Was ist eine Spesenrichtlinie?
- welche Ausgaben als Spesen gefasst werden – zusätzlich zu den oben genannten Kosten können z. B. auch Parktickets, Hotelparkplätze, Gebühren für ein besseres WLAN, einen Wasch- und Bügelservice o. Ä. übernommen werden.
- welche Höchstbeträge für die Spesen gelten – bspw. für Übernachtungskosten oder Bewirtungskosten. Budgetgrenzen hängen häufig von Faktoren wie der Position im Unternehmen oder dem bereisten Land ab.
- welche sonstigen Einschränkungen für die Spesen gelten – so kann der Arbeitgeber bspw. festlegen, dass Taxifahrten nur übernommen werden, wenn Bus und Bahn keine adäquate Alternative darstellen.
- welche Ausgaben per se nicht erstattungsfähig sind – hier empfiehlt es sich mit Beispielen zu arbeiten und insbesondere solche Kosten aufzuführen, die in der Vergangenheit häufig zu Missverständnissen geführt haben.
- welche Rechte und Genehmigungsprozesse es gibt – vielleicht kann nur ein ausgewählter Personenkreis seine Ausgaben direkt geltend machen, während andere Mitarbeiter:innen zunächst Anträge stellen müssen.
- wie die Zahlung erfolgt – z. B. über Firmenkarten, Vorschüsse vom Arbeitgeber, auf Rechnung oder durch Auslagen der Mitarbeiter:innen
- wie die Spesenabrechnung läuft – sprich, welche Dokumente in welcher Form und wo eingereicht werden müssen, welche Deadlines gelten und wie die Rückerstattung von Auslagen abläuft
Nutzen der Richtlinie für Unternehmen & Mitarbeiter:innen
- Bessere Kostenkontrolle: Die Richtlinie legt fest, wer für was wie viel Geld ausgeben darf – das senkt das Risiko unkontrollierbarer Ausgaben.
- Gleiches Verständnis: Die klare, verständliche Ausformulierung räumt Missverständnisse aus dem Weg und schafft einen Konsens über die Definition von und den Umgang mit Spesen.
- Mehr Unabhängigkeit: Auf den ersten Blick mag eine Spesenrichtlinie wie eine Restriktion wirken, dabei befähigt sie Mitarbeiter:innen, im Rahmen der Vorgaben eigenständig zu agieren und fördert so ihre Unabhängigkeit.
- Weniger Arbeit: Klare Regeln reduzieren den Arbeitsaufwand. Wo eindeutige Infos vorhanden sind, kommen weniger Rückfragen und Fehler auf, wodurch wiederum weniger Support- und Korrekturarbeiten anfallen.
- Höhere Effizienz: Dank vorgegebener Workflows landen Anträge und Rechnungen direkt an der richtigen Stelle – idealerweise auch noch im richtigen Format. Das steigert die Effizienz, insbesondere wenn es digital abläuft.
- Permanente Verfügbarkeit: In der Richtlinie können die Mitarbeiter:innen alle wichtigen Infos zum Spesenmanagement jederzeit nachlesen – digital und idealerweise auch mobil, sodass sie von überall darauf zugreifen können.
Wie sollte eine Spesenrichtlinie aussehen?
- Die Richtlinie ist sauber strukturiert: z. B. nach Spesenkategorien oder chronologisch in Anlehnung an die einzelnen Schritte, welche die Mitarbeiter:innen in der Praxis durchlaufen, bzw. die Fragen, die sie sich dabei stellen: von der Spesendefinition über die Bezahlung bis hin zur Rückerstattung.
- Das Regelwerk ist kurz und die Informationen sind relevant: So stellen Sie sicher, dass Ihre Arbeitnehmer:innen die Richtlinie auch wirklich lesen und darin finden, was sie suchen. Der Einbezug von Stakeholder:innen kann dabei helfen, notwendige Informationen von überflüssigen Details zu unterscheiden.
- Klare Formulierungen statt kompliziertes Behördendeutsch: Sprechen Sie die Sprache der Mitarbeiter:innen und stellen Sie so sicher, dass jede:r versteht, was gemeint ist. Ein gutes Regelwerk beantwortet Fragen, ohne dabei neue aufzuwerfen. Wählen Sie hierfür einfache Formulierungen und praxisnahe Beispiele.
- Je aktueller die Richtlinie, desto höher die Compliance: Insbesondere Budgetobergrenzen sollten regelmäßig geprüft und angepasst werden – sei es, weil sich Ihre finanzielle Situation ändert oder weil z. B. Flugpreise oder Übernachtungskosten steigen. Auch gesetzliche Spesensätze wie die Verpflegungspauschale oder das Kilometergeld ändern sich und sollten korrekt angegeben werden.
Spesenrichtlinie vs. Reisekostenrichtlinie – was ist was?
Wir haben bereits geklärt, dass Spesen und Reisekosten nicht ein und dasselbe sind, aber doch nah beieinander liegen. Genau genommen sind die Reisekosten ein Teil der Spesen – zugegebenermaßen der wohl größte und wichtigste Teil. Es ist also nicht verwunderlich, dass auch die Spesenrichtlinie und die Reisekostenrichtlinie häufig im selben Atemzug genannt werden. Der Unterschied liegt auf der Hand: Die Reisekostenrichtlinie behandelt sämtliche Ausgaben, die im Zuge einer Geschäftsreise anfallen und erklärt, wie die Reisekostenabrechnung läuft, während die Spesenrichtlinie darüber hinaus auch andere Spesen, wie Kosten für Büromaterialien oder Weiterbildungsmaßnahmen, beinhaltet. Das bedeutet aber auch, dass beide Dokumente eine recht große Schnittmenge aufweisen. Als Arbeitgeber haben Sie bei der Handhabung der Richtlinien verschiedene Optionen. Sie können zwei getrennte Regelwerke verfassen, eingemeinsames Dokument erstellen, das als Spesen- und Reisekostenrichtlinie dient, oder die Reisekostenrichtlinie in die allgemeine Reiserichtlinie integrieren und die Spesenrichtlinie separat führen. Entscheiden Sie sich für getrennte Dokumente, können Sie Dopplungen vermeiden, indem Sie an den entsprechenden Stellen – z. B. bei Transport-, Verpflegungs- und Übernachtungskosten – auf die Reisekostenrichtlinie verweisen, statt alle Regelungen nochmal im Detail aufzuführen. Welcher dieser Wege der richtige ist, ist individuell und hängt mitunter davon ab, welchen Stellenwert Geschäftsreisen in Ihrem Unternehmen einnehmen, wie breit der Spesenbegriff bei Ihnen gefächert ist und inwieweit Mitarbeiter:innen überhaupt selbstständig Ausgaben tätigen.
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Gesetzliche vs. betriebliche Spesenregelung
Gesetzliche Spesenregelung – Pauschalen im Überblick
- Verpflegungspauschale – 14 € pro Tag für Aufenthalte von 8 bis 24 Stunden, 28 € pro Tag für Aufenthalte von mehr als 24 Stunden in Deutschland, variierende Spesensätze je nach Land bzw. Region
- Übernachtungspauschale – 20 € pro Übernachtung in Deutschland, variierende Spesensätze je nach Reiseziel (i. d. R. deutlich höher bei Auslandsreisen)
- Kilometerpauschale – 30 Cent pro gefahrenem Kilometer bei Nutzung des eigenen Pkw für dienstliche Fahrten (z. B. Dienstreisen)
Betriebliche Spesenregelung – das zahlt der Arbeitgeber
Rechtliche Pflichten für Arbeitgeber: Das gilt bei der Spesenabrechnung
- Sämtliche Spesenabrechnungen müssen mitsamt den dazugehörigen Belegen archiviert und im Falle einer Überprüfung durch das Finanzamt lückenlos vorgelegt werden. Die Archivierung kann dabei auch digital erfolgen – professionelle Spesentools bieten die nötigen Funktionen.
- Reisekosten und andere Spesen gelten steuerrechtlich als Betriebskosten und können dementsprechend vom steuerpflichtigen Gewinn abgezogen werden. Die Voraussetzung dafür ist, dass gesetzliche Vorgaben und Grenzen eingehalten werden und dass die Spesen im Zweifel nachweisbar sind (s. o.).
- Transportkosten, die im Zuge einer Dienstreise anfallen, sind nach § 670 BGB immer zu erstatten – egal, welches Transportmittel Reisende nutzen. Dabei darf die Rückzahlung nicht höher ausfallen als die tatsächlich entstandenen Kosten.
- Nutzen Mitarbeiter:innen ihren Privat-Pkw, um eine Geschäftsreise anzutreten, kann die Rückerstattung entweder anhand von Belegen, durch eine Berechnung der tatsächlichen Kilometerkosten oder über die Kilometerpauschale erfolgen.
- Sobald Reisekosten von Ihnen genehmigt wurden, sind diese auch zu erstatten. Das gilt auch für Kosten, die bspw. durch Notfälle oder Risikosituationen entstehen – denn als Arbeitgeber haben Sie eine Fürsorgepflicht gegenüber Ihren Mitarbeiter:innen, die auch deren Schutz auf Dienstreisen umfasst.
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Spesenrichtlinie erstellen – so geht’s
- Bilden Sie ein Team aus kompetenten und erfahrenen Kolleg:innen – von HR über das Finanzteam bis hin zu Reisemanager:innen. Auch Mitarbeitende, die bei der täglichen Arbeit viel mit Spesenprozessen zu tun haben, sollten als Stakeholder:innen vertreten sein.
- Legen Sie den Geltungsbereich der Richtlinie fest – für welche Abteilungen oder Positionen ist sie im Besonderen gedacht? Welche Fragestellungen beantwortet sie? Welche Informationen lässt sie offen und wo können die Mitarbeiter:innen diese stattdessen finden?
- Nennen und erläutern Sie die erstattungsfähigen Ausgaben – legen Sie Ausgabenlimits und potenzielle Einschränkungen fest und kommunizieren Sie diese kurz und prägnant, aber dennoch so, dass alle wichtigen Informationen enthalten sind.
- Liefern Sie auch Beispiele für Ausgaben, die nicht erstattungsfähig sind – differenzieren Sie hierbei zwischen Spesen, die Sie als Unternehmen nicht zurückzahlen, die aber steuerlich geltend gemacht werden können, und Ausgaben, die nicht als betrieblich eingestuft werden.
- Arbeiten Sie Genehmigungsprozesse aus – machen Sie deutlich, wann Ausgaben z. B. eine Antragstellung erfordern und wann sie in eigenem Ermessen getätigt werden können. Richten Sie klare Workflows sowie Zuständigkeitsbereiche mit festen Verantwortlichen ein. Auch Vertretungen für den Fall einer Abwesenheit sollten hier zu finden sein.
- Klären Sie, wie die Dokumentation der Ausgaben erfolgt – sämtliche Belege, ob Rechnung oder Quittung, müssen eingereicht werden. Wie und binnen welcher Zeit muss der Nachweis erfolgen? In welcher Form sind die Belege vorzulegen? Was passiert, wenn ein Nachweis fehlt?
- Legen Sie Zahlungsmethoden und Rückerstattungsrichtlinien fest – welche Zahlungsmittel sollen die Mitarbeiter:innen bevorzugt verwenden? Welche erfordern eine explizite Genehmigung? Wie läuft die Rückerstattung und wie genau sieht die Spesenabrechnung aus?
- Überwachen Sie die Richtlinie und den Umgang mit ihr – beziehen Sie die Erfahrungen der Mitarbeiter:innen in die Bewertung ein. Prüfen Sie die Compliance und halten Sie die Richtlinie immer auf dem neuesten Stand.
Pro-Tipp: Software-Lösungen für Spesen und Co.
- Rechnungen bezahlen
- Rückerstattungen veranlassen
- Pauschalen berechnen und auszahlen
- Firmenkreditkarten einrichten und nutzen
- Belege scannen, einreichen und archivieren
- Ausgaben gruppieren und in aufschlussreiche Berichte überführen
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FAQ – häufige Fragen zur Spesenrichtlinie
Was gehört alles zu den Spesen?
Wie rechnet man Spesen richtig ab?
Wie stelle ich Spesen in Rechnung?
Wie hoch sind die gesetzlichen Spesen?
Ist der Arbeitgeber verpflichtet, Spesen zu zahlen?
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